3.4.2.- Assistents per a informes

Com crear un informe utilitzant l'assistent

Per crear un informe hem de posicionar-nos en la finestra Base de dades amb l'objecte Informis seleccionat, si fem clic en el botó s'obre una finestra amb les diferents formes que tenim per crear un informe:

Vista Disseny obre un informe en blanc en la vista disseny i hem d'anar incorporant els diferents objectes que volem apareguin en ell. Aquest mètode no se sol utilitzar ja que en la majoria dels casos és més còmode i ràpid crear un autoinforme o utilitzar l'assistent i després sobre l'informe creat modificar el disseny per ajustar l'informe a les nostres necessitats. En aquesta unitat veurem més endavant com modificar el disseny d'un informe.
Assistent per a informes utilitza un assistent que ens va guiant pas per pas en la creació de l'informe.

Autoinforme consisteix a crear automàticament un nou informe que conté totes les dades de la taula o consulta origen.
Segons el tipus de autoinforme que triem, l'informe presentarà les dades de manera diferent, quan fem clic en una de les opcions, en la part esquerra apareix un esquema de com es presentaran les dades amb aquesta opció. Per exemple Autoinforme: en columnes presenta cada registre en una pàgina mentre que Autoinforme: en taules presenta diversos registres en una mateixa pàgina i cada registre en una fila.
Per poder utilitzar aquesta opció hem d'emplenar prèviament el quadre Triï la taula o consulta d'on procedeixen les dades de l'objecte: amb el nom de l'origen de l'informe. Est serà l'única dada a introduir, una vegada introduït seleccionem el tipus de autoinforme i premem el botó Acceptar, Access s'encarrega de la resta.
Assistent per a gràfics utilitza un assistent que ens va guiant pas per pas en la creació del gràfic.
Assistent per a etiquetes utilitza un assistent que ens va guiant pas per pas en la creació etiquetes.
Explicarem a continuació la forma de crear un informe utilitzant l'assistent.

L'assistent per a informes.

Per arrencar l'assistent per a informes podem fer-ho com ho vam veure en el punt anterior o bé, una altra forma més ràpida és des de la finestra Base de dades amb l'objecte Informis seleccionat, fent doble clic en l'opció Crear un informe utilitzant l'assistent.
Apareix la primera finestra de l'assistent:En aquesta finestra ens demana introduir els camps a incloure en l'informe.Primer seleccionem la taula o consulta d'on

agafarà les dades del quadro Taules/Consultes est serà l'origen de l'informe. Si volem treure

dades de diverses taules el millor serà crear una consulta per obtenir aquestes dades i després triar com a origen de l'informe aquesta consulta.A continuació seleccionem els camps fent clic sobre el camp per seleccionar-ho i clic sobre el botó o simplement doble clic sobre el camp.Si ens hem equivocat de camp premem el botó i el camp es lleva de la llista de camps seleccionats.

Podem seleccionar tots els camps alhora fent clic sobre el botó o deseleccionar tots els camps alhora fent clic sobre el botó .



A continuació premem el boton Següent> 

En aquesta pantalla triem els nivells d'agrupament dins de l'informe. Podem agrupar els registres que apareixen en l'informe per diversos conceptes i per a cada concepte afegir una capçalera i peu de grup, en el peu de grup normalment es visualitzaran totals d'aquest grup.








Per afegir un nivell d'agrupament, en la llista de l'esquerra, fer clic sobre el camp pel qual volem agrupar i fer clic sobre el botó (o directament fer doble clic sobre el camp).

En la part de la dreta apareix un dibuix que ens indica l'estructura que tindrà el nostre informe, a la zona central apareixen els camps que es visualitzaran per a cada registre, en el nostre exemple, damunt apareix un grup per població, i damunt un grup per codi postal.Per llevar un nivell d'agrupament, fer clic sobre la capçalera corresponent al grup per seleccionar-ho i prémer el botó .

Si volem canviar l'ordre dels grups definits utilitzem els botons , la fletxa cap amunt puja el grup seleccionat un nivell, la fletxa cap avall baixa el grup un nivell.Amb el botó podem refinar l'agrupament. Fent clic en aquest botó apareixerà el següent quadre de diàleg: 

En aquest quadre apareixen els diferents grups que tenim definits, i per cada grup tenim el camp que defineix el grup en Campos de grup: i el quadre Intervals d'agrupament:, desplegant el quadre podem indicar que utilitzi per agrupar el valor complet contingut en el camp o que utilitzi la primera lletra, les dues primeres, etc...

En aquesta pantalla podem triar ordenar els registres per fins a quatre camps d'ordenació. Seleccionem el camp pel qual volem ordenar els registres que sortiran en l'informe, i triem si volem una ordenació ascendent o descendent, per triar una ordenació descendent fer clic sobre el botó Ascendent i passarà a ser Descendent.

Podem triar un tipus d'ordenació diferent en els diferents camps d'ordenació.
Aquesta pantalla ens permet a més afegir totals de forma gairebé automàtica, si volem afegir línies de totals hem de fer clic sobre el botó apareixerà el quadre de diàleg Opcions de resum:

En el quadre de diàleg apareix la llista dels camps numèrics que tenim en l'informe, i les funcions d'agregat que es poden seleccionar per calcular algun total. Perquè en l'informe aparegui la suma d'algun camp només hem de seleccionar la casella que es troba en la fila del camp i en la columna Summa. Podem així triar diversos totals.
En el quadre Mostrar si activem l'opció Detalli i resum, apareixeran en l'informe tant les línies de detall (els registres de l'origen) com les línies de totals. Si activem l'opció Resumeixen només, no apareixeran les línies de detall.

Si activem la casella Calcular el percentatge del total per sumes afegeix un total el percentatge que representa la suma calculada sobre la suma total de tots els registres. Per exemple si vam sumar les hores per grup el percentatge seria el percentatge que representen les hores del grup sobre el total d'hores de tots els grups.
Una vegada emplenades les opcions corresponents fem clic en el botó Acceptar per tornar a la finestra de l'assistent.
Per seguir amb l'assistent fem clic sobre el botó Següent> i apareix la següent finestra:


En aquesta pantalla triem la distribució de les dades dins de l'informe. Seleccionant una distribució apareix en el dibuix de l'esquerra l'aspecte que tindrà l'informe amb aquesta distribució.
En el quadre Orientació podem triar entre impressió Vertical o Horitzontal (apaisado).
Amb l'opció Ajustar l'ample del camp de manera que càpiguen tots els camps en una pàgina, se suposa que l'assistent generarà els camps tal com ho diu l'opció.
A continuació premem el botó Següent> i apareix la finestra següent:

En aquesta pantalla triem l'estil que volem donar a l'informe, podem triar entre els estils que té definits Access. Seleccionant un estil apareix en el dibuix de l'esquerra l'aspecte que tindrà l'informe amb aquest estil.

Una vegada seleccionat l'estil que ens interessa premem el botó Següent i apareix l'última pantalla de l'assistent per a informes:

En aquesta finestra l'assistent ens pregunta el títol de l'informe, aquest títol també serà el nom assignat a l'informe.
Abans de prémer el botó Finalitzar podem triar entre:
Vista prèvia de l'informe en aquest cas veurem el resultat de l'informe preparat per a la impressió
o bé

Modificar el disseny de l'informe, si seleccionem aquesta opció apareixerà la finestra Dissenyo d'informe on podrem modificar l'aspecte de l'informe.