GESTIO ARXIUS 2014: 3.5.- Interrelacions amb altres aplicacions.

ü Importar dades

Access et permet importar objectes d'una altra base de dades a la teva ràpidament.

Per a això, només haurem d'acudir a la pestanya Dades externes, una vegada

allí seleccionar l'opció adequada en el grup Importar i vincular.

Aquí podem seleccionar què tipus d'arxiu conté les dades que volem importar.

Si vols importar objectes d'una base de dades a una altra només has de fer clic en el botó

Access.

S'obrirà el següent quadre de diàleg:

Per importar un objecte d'una base de dades Access, ja sigui una taula, formulari,

informe, macro, etc. només haurem de seleccionar la base de dades d'origen i prémer el

botónAceptar.

En el següent quadre de diàleg només haurem de seleccionar els objectes que volem

afegir a la nostra base de dades i prémer el botó Acceptar.

En la imatge veuràs que el botó Opcions >> es troba desactivat, és perquè hem fet clic

sobre ell i llavors han aparegut les opcions en la part inferior del quadre. Des d'allí podràs

seleccionar com i en quina mesura vols importar els objectes.

Com hauràs pogut observar existeixen altres mètodes d'importació de dades, podràs

accedir a ells fent clic en els diferents botons de la secció Importar.

Per exemple, per importar la informació d'una base de dades d'un arxiu de text

simplement haurem de fer clic en el botó Arxivo de text.

En aquest cas s'obrirà l'Assistent per a importació de text, on podràs indicar la forma en

la qual està formatat l'arxiu del que vas a prendre la informació, fins i tot et podràs

guardar aquesta descripció i tornar a utilitzar-la per importar dades d'un altre fitxer

amb les mateixes característiques utilitzant el botó Importacions guardades.

Per veure millor com utilitzar aquest assistent visita l'avançat d'Importar un arxiu de

text.

De vegades quan s'importen dades algunes dades no poden ser emmagatzemats per no

coindicir amb la definició de la taula, en aquest cas Access ens avisarà que s'han produït

errors en la importació i crearà una taula amb aquests errors perquè els puguem

analitzar i comprovar.

Realitza l'Exercici Importar un arxiu de text per practicar aquest mètode.

TUTORIAL: IMPORTAR DADES.

ü Exportar Dades

En l'apartat anterior vèiem com podíem recuperar dades d'altres bases de dades o fins i tot d'arxius amb un altre format, per exemple de text. Ara veurem el procés contrari, enviar la informació de la nostra base de dades a una altra base de dades o a un arxiu d'un altre tipus.

Per a això, només has de seleccionar una de les opcions que trobaràs en la secció Exportar de la pestanya Dades Externes.

Pestanya Dades externes > grup Exportar > Opcions: Exportacions guardades, Excel, Arxiu de text, Arxiu XML, PDF o XPS, Correu electrònic, Access, Combinar amb Word i Més

Aquests comandos et permetran copiar taules, informes, formularis, macros i en definitiva qualsevol objecte de la teva base de dades a una altra. Creant una còpia exacta de l'objecte en un altre lloc.

Per utilitzar aquesta opció només hauràs de seleccionar l'objecte que desitgis, per exemple anem a exportar a Access. S'obrirà el quadre Exportar: Base de dades Access i només hauràs d'indicar en quina base de dades vols copiar l'objecte.

Es mostrarà un quadre de diàleg Exportar on et permetrà canviar el nom de l'objecte en l'altra base de dades i s'encarregarà d'exportar-ho íntegrament sense cap altra interacció per la teva banda. Si l'objecte és una taula se't presentarà un quadre de diàleg Exportar com a est:

Finestra Exportar

Com pots veure en la imatge, estem exportant una taula anomenada Alumnat a una base de dades anomenada aulaClic.accdb.

Podem indicar el nom que tindrà la taula en la base de dades de destinació i també triar què part volem exportar.

En el marc Exportar taules podrem seleccionar Definició i dades per exportar la taula completa (amb tots els registres que conté inclosos) o exportar únicament la seva estructura seleccionant l'opció Només definició.

Com pots veure, també podràs exportar dades a arxius de text o a arxius XML.

En el cas d'exportar el contingut d'una taula a un arxiu de text podrem marcar l'opció Exportar dades amb format i disseny.

Finestra Exportar: Arxiu de text

Si activem aquesta opció podrem triar la manera en el qual es guarda la informació en l'arxiu de text mitjançant aquest quadre de diàleg:

Quadre de diàleg Codificar Taula com: Windows (predeterminat), MS-DOS, Unicode, Unicode (UTF-8)

Aquí podràs seleccionar el tipus de codificació de les dades de tipus Text de la taula. Encara que el predeterminat sigui Windows, Unicode (UTF-8) sol ser el format que major compatibilitat presenta. Encara que si la teva intenció és seguir treballant dins de la plataforma Windows deixa l'opció predeterminada seleccionada.

Si no actives l'opció Exportar dades amb format i disseny, s'obrirà l'Assistent per a exportació de text, que és molt semblat al que hem vist en l'apartat anterior d'importació. Podràs especificar la manera en el qual es formatarà l'arxiu de sortida i fins i tot guardar aquesta especificació.