La gestió documental és el conjunt d'operacions i
tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, la implantació i
l'avaluació dels sistemes administratius necessaris, des de la creació dels
documents fins a la seva destrucció o transferència a l'arxiu, per tal de
garantir l'eficàcia i l'eficiència en la gestió administrativa.
La gestió
documental ha estat tractada de diferent manera al llarg de la historia,
diversos estudis fets constaten que fa 7000 anys, en temps de la civilització
sumèria, ja es mostrava una certa preocupació entorn del tema.
Però no va ser fins a mitjan del segle XX quan els països anglosaxons
comencen a treballar amb els sistema Records
Management . Aquest sistema prioritza la
documentació administrativa com a àrea exclusiva a tenir en compte, oblidant la
documentació anomenada històrica. La idea de tractar la documentació d'una
manera integral està pràcticament acceptada arreu. No existeix una funció
documental administrativa i una altra d'històrica. C. Couture i C. Pétillat ho
han anomenat Arxivística
integrada i engloba el tractament de la
documentació des dels seus orígens en el procés administratiu fins a la seva
conservació definitiva, fet que aglutina el cicle de vida dels documents.
El Diccionari de
Terminologia Arxivística del Ministeri de Cultura d'Espanya denomina el Sistema de Gestió Documental com "tractament de
documents administratius", i el defineix com "el conjunt de
procediments o operacions tècniques que, basades en l'estudi i l'anàlisi de la
producció, tramitació, utilització i informació continguda en els documents, té
com a resultat l'establiment de normes sobre les transferències, l'eliminació
i/o conservació permanent, i accessibilitat de les sèries documentals".
Resum
Es descriuen les línies generals de l'aplicació de les tecnologies de la informació als arxius, analitzant la seva evolució
des de les experiències d'informatització dels instruments de descripció fins als
projectes integrals d'informatització dels arxius. Després de la visió
panoràmica del context internacional, es descriuen i analitzen detalladament
les experiències d'informatització i de digitalització i els programes
informàtics utilitzats en els arxius de Catalunya.
1
El context internacional
És una afirmació generalitzada que els
arxius han trigat molt a aplicar les noves tecnologies a la pràctica
arxivística. Les causes són moltes. O'Neill apuntava el 1986, en un article
sobre l'automatització dels instruments de descripció, que el cost econòmic i els limitats
recursos disponibles en els arxius, com també que els arxivers reconeguessin
els problemes que comportava l'aplicació de la informàtica als arxius, havien
dificultat en gran manera la introducció de les noves tecnologies. A aquestes
raons Cruz hi afegia, el 1994, el conservadorisme dels arxivers mateixos, la
pressió escassa dels usuaris tradicionals, els recursos disponibles limitats,
el grau de normalització escàs i la poca consideració dels arxius com a recurs
bàsic d'informació. Si bé això és
veritat, no és menys cert que l'evolució de l'ús de la informàtica als arxius,
encara que lenta, ha estat paral·lela a l'evolució de l'impacte de les noves
tecnologies en la societat i, almenys a Espanya, a la consolidació i
revitalització dels serveis d'arxius.
En l'àmbit internacional, la
preocupació dels arxivers per aquest tema va iniciar-se en la dècada dels
seixanta. El Congrés Internacional de 1964, que es va fer a Brussel·les, es
plantejà per primera vegada les possibles utilitats de la informàtica als
arxius. Majoritàriament es va considerar l'automatització com a eina auxiliar
d'operacions comptables i estadístiques, però la National Archives and Records
Administration (NARA) d'Estats Units ja va destacar l'ús de la informàtica en
el control de dipòsits i la localització d'expedients.
No fou, però, fins a la dècada dels
anys setanta que la comunitat arxivística internacional va començar a prendre
un interès manifest en aquesta qüestió. El punt de partida fou l'informe que
Robert-Henri Bautier va dirigir a la Tretzena Conferència de la Taula Rodona
dels Arxius feta a Bonn el 1971. Bautier va posar l'èmfasi en l'aplicació de
les tècniques informàtiques en la recopilació, el processament i la difusió de
la informació, i destacà la importància dels problemes arxivístics i econòmics
plantejats pels fons dels arxius. La preocupació dels arxivers per la informàtica
s'institucionalitzà el 1972, quan el Conseil International des Archives (CIA),
a instàncies de la tretzena conferència d'aquest organisme, fundà un comitè
d'automatització, entès com una plataforma de debat i discussió d'aquests
temes. El primer president fou M. H. Fishbein, i M. E. Carroll exercí de
secretari. La primera reunió, que es va dur a terme a Spoleto el maig de 1972,
serví per perfilar els objectius del comitè i els temes de què havia de tractar:
“Acordamos establecer canales para
comunicar información sobre los avances de las aplicaciones automatizadas en
los archivos, principalmente sobre la eliminación de documentos automatizados y
el tratamiento de los que se considera tienen valor permanente, el uso de
ordenadores para funciones administrativas, y la producción y publicación
automatizada de materiales descriptivos”.
Així doncs, el 1972, ja es perfilava un
dels temes de debat que dominaria la dècada dels noranta: el tractament dels
documents electrònics des del punt de vista de la conservació a llarg termini i
el gran volum documental que es pot generar en aquest format. Per tal
d'analitzar aquests temes el comitè va proposar la creació de tres canals de
comunicació. En primer lloc, s'inicià la publicació d'una revista que va rebre
el nom d'ADPA (Automatic
data processing on archives). El primer número sortí l'agost de 1972 i es
publicà amb periodicitat irregular fins el 1986. En segon lloc, es publicaren
manuals amb les directrius principals per a l'automatització d'un arxiu:
Fishbein publicà l'any 1980 les Guidelines
for Administering Machine Readable Archives i el 1981 va sortir el llibre d'Arad i
Olsen An introduction to
archival automation., en darrer lloc, es formà una xarxa de membres representants
de diferents països.
La
informatització dels instruments de descripció
Durant els anys vuitanta es donà un
impuls important a l'ús de la informàtica per a la producció dels instruments
de descripció. El 1984, en el 10è Congrès International des Archives, O'Neill
va presentar una comunicació titulada “The automation of archival finding aids”
on va plantejar els diferents àmbits en què la informàtica s'aplica als arxius:
per a usos administratius generals del servei d'arxius (elaboració de pressupostos
i informes); per a l'administració de la gestió arxivística (préstec,
transferències i gestió de l'espai), i, finalment, per a l'automatització dels
instruments de descripció.
El congrés fet a Torí el 1985 sobre
“Informatica e archivi” es va centrar gairebé exclusivament en l'elaboració
dels instruments de descripció. Dels cinc eixos centrals del congrés, tres es
van dedicar a aquest tema. En un d'aquests es van discutir les experiències de
diferents països centrades en la informatització de la descripció. Un segon eix
destacat contenia una única ponència sobre la informatització en el sistema
bibliotecari nacional italià. El tercer eix recollia diverses contribucions
interessants, com ara l'aplicació dels ordinadors al camp de la recerca històrica,
l'experiència de la Scuola Normale Superiore di Pisa i el programa de l'École
Française di Roma.
També a Espanya, l'interès per la
informatització es va manifestar ja a principis de la dècada dels anys setanta
quan es van publicar alguns articles en revistes científiques i s'encetaren els primers projectes
d'automatització, els quals es van caracteritzar, segons Cruz, pel caràcter
minoritari, la rigidesa, els costos elevats i el fet que molts dels sistemes
s'abandonessin en els anys vuitanta. Entre
aquests projectes destacaren la Guía
de Investigadores (1975), la
informatització del Catastro
de Ensenada (1976) i
l'inventari informatitzat dels protocols notarials del Archivo Histórico
Provincial de Cádiz (1976). El
camp dels arxius notarials fou un dels més dinàmics a l'inici de l'aplicació de
la informàtica als arxius. Entrada la dècada dels vuitanta, Molina i Cortés van
fer una proposta per a la descripció normalitzada de protocols notarials que
elaborava una fitxa descriptiva per al buidatge dels documents i llistes
d'autoritats de descriptors i tipus documentals.
En definitiva, els projectes
d'automatització existents fins el 1990 estaven circumscrits exclusivament als
arxius històrics i es caracteritzaven per la manca de plantejaments globals, ja
que utilitzaven la informàtica només en algunes de les tasques parcials pròpies
dels arxius. Una altra de les característiques d'aquesta etapa, que encara
perviu en la mentalitat dels arxivers, era la utilització de la informàtica per
a la producció de llistats impresos equivalents als instruments de descripció
tradicionals. L'objectiu no era tant utilitzar l'ordinador com un sistema de
consulta, sinó con una eina útil per facilitar la gestació dels índexs
tradicionals.
De fet, aquesta idea discorria
paral·lela a la concepció de l'ordinador com a productor de documents, però no
com a conservador i lector d'aquests. En aquest sentit, una de les
conseqüències més evidents d'aquesta concepció va ser el creixement desmesurat
de les sortides impreses. La facilitat amb què els ordinadors permeten produir
i modificar documents i presentar les dades de maneres diverses, va augmentar
exponencialment la producció de documents impresos derivats de documents
electrònics, especialment de bases de dades (una conseqüència que encara
pateixen els arxivers, ja que les sortides es feien en papers de format no
homogeni que són difícils d'ubicar en contenidors). Durant aquesta època, els
documents que tenien valor legal o probatori s'imprimien sobre paper i es
conservaven amb sistemes de classificació establerts.
A la meitat de la dècada dels vuitanta,
un esdeveniment important en el món de les innovacions tecnològiques tingué
conseqüències de gran magnitud en el desenvolupament posterior de l'ús social i
ofimàtic de les tecnologies de la informació. L'empresa IBM introduí en el
mercat els ordinadors personals (PC, personal
computers), els quals en poc menys d'una dècada substituïren els ordinadors
centrals, presents només en grans empreses i en organismes governamentals, ja
que eren costosos i complexos d'utilitzar. La introducció dels PC permeté,
d'una banda, generalitzar l'ús de la informàtica a un gran nombre de persones
i, de l'altra, gestionar les dades informàtiques de forma descentralitzada. Els
programes de tractament de textos substituïren les màquines d'escriure i es
generalitzaren aplicacions específiques per a la gestió de la comptabilitat i
de les empreses. Les preocupacions dels arxivers se centraren en la
proliferació dels fitxers de text i de dades com també en la dificultat
inherent d'organitzar, avaluar i protegir els fitxers descentralitzats,
derivats de la manca de mesures adequades de seguretat.
Projectes
integrals d'informatització
Fou als anys noranta quan es plantejà
la necessitat de fer un enfocament integral i a llarg termini de la
informatització de l'arxiu. Es considerà la possibilitat d'informatitzar no
només els instruments de descripció de l'arxiu històric i administratiu, sinó
també els arxius de gestió i, en conseqüència, l'automatització del calendari de
conservació i eliminació, i el control de les transferències. Aquesta etapa fou
paral·lela a l'evolució que experimentà el camp de la pràctica arxivística en
planejar sistemes integrals d'organització de la documentació, que tinguessin
en compte el tractament documental dels arxius de gestió. L'ús estès dels
microordinadors i de les xarxes locals ho propiciaren.
A San Miniato —cal recordar que la
regió Toscana ha estat pionera dins el context italià en la introducció i
experimentació de projectes d'automatització— es va dur a terme el 1989 un
seminari sobre “L'automazione degli archivi storici di enti locali” en el qual
es va constatar la necessitat d'introduir les tecnologies de la informació en
altres sectors de l'arxivística, en especial en els arxius de gestió. En aquest
seminari començaren a aparèixer els dos temes que dominaran el debat de
l'automatització als arxius durant la dècada dels anys noranta: en primer lloc,
la necessitat de definir estàndards i procediments per homogeneïtzar el
tractament documental i, en segon lloc, els problemes legals que impliquen els
nous documents electrònics.
També en la dècada dels noranta, la
possibilitat d'emmagatzematge massiu dels suports electrònics gràcies a l'ús de
la tecnologia òptica i a les investigacions en la compressió de les dades,
incidí especialment en l'ús de la informàtica com a suport documental per a la
difusió i preservació dels fons històrics dels arxius. La informatització de
l'Archivo General de Indias com a projecte pioner a tot el món en la digitalització
de documents fou una fita molt important en aquest sentit. Concebut com a
projecte pilot d'aplicació futura als arxius de titularitat estatal d'Espanya,
va ser possible gràcies a un conveni signat el 1986 entre el Ministerio de
Cultura, IBM i la Fundación Ramon Areces, que s'inscrivia en el marc de les
activitats culturals organitzades, el 1992, a l'entorn de la celebració del
cinquè centenari del descobriment d'Amèrica. El projecte incloïa la gestió del
servei de referència a través de la implementació d'una base de dades
d'informació textual, la consulta de documents (digitalitzats i emmagatzemats
en memòries òptiques) a través de pantalles d'alta resolució, i la gestió
d'usuaris (control d'investigadors, estadístiques, accés a la sala de lectura,
peticions de consulta del fons). El projecte incloïa la informatització de tots
els instruments de descripció de l'arxiu i la digitalització d'una part dels
fons documentals a partir dels criteris següents: les sèries completes; les
sèries més consultades; l'estat de descripció, l'estat de conservació; l'àmbit
geogràfic; la significació dels documents amb vista al cinquè centenari del
descobriment d'Amèrica, i els fons de l'Archivo General de Indias que hi ha a
Simancas. Transcorreguts onze
anys d'aplicació del projecte, Pedro González n'ha fet un balanç molt positiu:
s'han digitalitzat 11 milions de pàgines; més d'un 30% de les consultes de
l'arxiu són electròniques, i tots els inventaris estan informatitzats. Evidentment aquest projecte reuneix
els avantatges i els inconvenients de ser un projecte pioner: d'una banda, s'ha
constituït com un laboratori de proves en l'automatització d'arxius, en el qual
s'han emmirallat i basat molts altres projectes internacionals; de l'altra, té
el cost afegit d'adaptar-se a les novetats tecnològiques i als canvis en la
pràctica arxivística. En aquest sentit, els reptes de futur que té plantejats
el projecte són importants: incorporar les novetats en el tractament digital de
la imatge, adaptar el sistema per difondre els seus fons a través d'Internet i
emmotllar el sistema de descripció als estàndards internacionals.
L'impacte
de les tecnologies en la professió
Ara bé, potser el més significatiu
d'aquesta dècada fou el canvi d'enfocament amb què la comunitat arxivística
afrontà les implicacions de la informàtica als arxius. La informàtica no es
considera exclusivament un instrument útil per elaborar les tasques rutinàries
d'un arxiu, sinó que l'impacte de les tecnologies de la informació provoca un
conjunt de reflexions sobre els canvis que ha implicat en la teoria i en la
pràctica arxivística i, sobretot, en la pròpia concepció de la professió.
L'aparició d'una nova professió, la de
gestors de recursos de la informació, obliga els arxivers a repensar les funcions
assignades a la gestió documental. Les fronteres de la professió es desdibuixen
i els arxivers, especialment americans, australians i canadencs, es preocupen
d'assentar les bases per a una nova professió i es plantegen la necessitat de
participar en les decisions de l'empresa amb vista a planificar-ne el sistema
d'informació. En conseqüència, desapareixen part de les barreres que separaven
els professionals de la gestió de la informació i els arxivers.
2 L'automatització dels arxius
catalans
En el cas específic català i a Espanya
en general, la situació respecte a l'automatització és més precària que en
general a la resta dels països occidentals. De fet, fins a la meitat de la
dècada dels anys noranta pràcticament no hi havia cap experiència. Aquesta
tardança es deu, a banda de les raons ja assenyalades, al grau escàs
d'organització dels arxius espanyols. No es podia preveure la informatització
si prèviament no es regulaven els serveis d'arxius i se'n classificaven i
inventariaven els fons. Tal com diu Ramon Alberch, aquesta situació de
precarietat és una conseqüència directa de la política franquista negligent en
matèria d'arxius. Han calgut els
25 anys transcorreguts des de l'adveniment de la democràcia per començar a
redreçar aquesta tendència. L'aprovació de les lleis d'arxius, la creació de
serveis d'arxius a les administracions catalanes, la formació específica
d'arxivística, la creació d'una associació professional, l'accés d'arxivers
professionals a les direccions dels serveis d'arxius i la irrupció de la
societat de la informació dibuixen un panorama molt més optimista. Una de les
conseqüències d'aquests canvis és que a poc a poc els arxius catalans estan en
situació de plantejar-se l'automatització.
El 1990 no hi havia cap experiència
d'automatització integral d'un arxiu. Assumpció Colomer va dur a terme un
treball de recerca en el marc del I Màster d'Arxivística de Catalunya sobre el
grau i tipus d'informatització dels arxius catalans. Segons les conclusions de l'estudi, a
Catalunya no hi havia aleshores cap projecte global d'informatització integral
d'arxius i només tres arxius —l'Arxiu Municipal de Figueres, l'Arxiu Provincial
de l'Escola Pia de Barcelona i l'Arxiu de la Diputació de Girona— usaven
sistemes de gestió documental per a alguna de les tasques. La investigació
aportava també les dades de dues experiències d'informatització del registre
d'expedients (Arxiu Municipal de Salt i Arxiu Municipal de Mataró). El 1996, si
bé la situació encara era descoratjadora, s'havien endegat diversos projectes
d'informatització.
Experiències
d'informatització de sistemes de gestió integral de la documentació
En un estat de la qüestió sobre
l'automatització que vam publicar el 1997 es
constatava que hi havia molt poques publicacions sobre aquest tema i aquestes
feien referència exclusivament a experiències d'informatització dels
instruments de descripció. Cap no reflexionava sobre l'impacte de les
tecnologies de la informació als arxius, ni s'ocupava de la gestió de documents
electrònics (una de les línies d'investigació més dinàmiques als Estats Units i
al Canadà). Respecte a les experiències catalanes més significatives dels
arxius de titularitat pública, l'anàlisi concloïa que només tres arxius
catalans havien automatitzat, o estaven en procés de fer-ho, la gestió integral
de la documentació. Corresponien a tres grans institucions catalanes. Una era
el Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, que havia
desenvolupat una aplicació pròpia, anomenada Sigeda,
per automatitzar la gestió documental dels Departaments de la Generalitat, que
s'estava implantant a tots els arxius centrals departamentals i a l'arxiu de
gestió del Departament de Cultura.La segona era l'Ajuntament de Barcelona, que
havia elaborat una aplicació, anomenada Aida,
a partir d'Oracle, per a l'automatització de l'Arxiu Administratiu i els
arxius de gestió. Finalment, la
Universitat Pompeu Fabra havia implantat el sistema Documentik, un programa
comercial elaborat sota l'assessorament de Michel Roberge, per informatitzar el
sistema de gestió integral de la documentació. La resta de les experiències es
circumscrivien a l'automatització dels instruments de descripció, de la gestió
dels ingressos als arxius històrics i administratius i del control del préstec.
La situació actual, tres anys després de l'anàlisi, ha variat poc i moltes de
les afirmacions que es feien en aquell estudi continuen sent vàlides.
Dos arxius s'han afegit ala llista
d'experiències d'automatització de sistemes de gestió integral de documentació
(SGID): l'Autoritat Portuària de Barcelona ha adquirit el programa Iadoc per a la gestió documental des de la
producció a les oficines, i l'Ajuntament de Girona ha elaborat una aplicació
pròpia amb Oracle per implantar el Sistema d'Informació
i Referència de l'Arxiu Municipal, que uniformitza la descripció i la consulta
dels fons en tots els estadis del cicle vital de la documentació. Aquesta
aplicació s'ha d'implantar al llarg de l'any 2000. De moment, ja és operativa
l'aplicació d'Oracle per
al registre d'expedients, i se'n projecta l'aplicació per a la tramitació
administrativa.
Les funcions i els objectius d'aquests projectes són
molt similars. Tots parteixen d'una política
corporativa d'organització de l'arxiu i comparteixen la filosofia que les
solucions informàtiques, perquè siguin efectives, s'han d'ajustar al SGID. Les
experiències, doncs, han establert un projecte intel·lectual que uniformitza
els processos i les eines de tractament documental en tots els estadis del
cicle vital. La influència decisiva de l'arxiver canadenc Michel Roberge ha
ajudat a perfilar els elements integrants dels SGID. Aquests elements són els següents:
creació de quadres de classificació funcionals i uniformes; elaboració de calendaris de
conservació/eliminació que defineixen els terminis de conservació de la
documentació en cadascuna de les etapes del cicle vital d'aquesta; disseny del
sistema de descripció que determina els nivells i els elements de la
descripció; definició de procediments d'arxivament als arxius de gestió;
establiment de mesures de protecció de documents essencials; aprovació de
normatives de transferències i d'eliminació; formació d'usuaris, i disseny del
sistema de consulta i accés. No obstant això, tot i compartir la utilització
d'una metodologia comuna, les experiències esmentades difereixen en el mètode
d'aplicació.
En el cas de la Generalitat i de la
Universitat Pompeu Fabra, s'ha optat per un sistema informàtic global (Sigeda i Documentik),
que unifica i homologa el programa informàtic utilitzat en la descripció
documental en tots els àmbits (tant a l'arxiu de gestió com a l'arxiu
administratiu). En el cas de l'Ajuntament de Barcelona, s'unifica
conceptualment i intel·lectualment la gestió de la documentació (classificació,
fitxa descriptiva, calendari de conservació/eliminació), però es mantenen les
aplicacions informàtiques parcials departamentals i s'adapten al sistema
arxivístic municipal. Només s'implanta l'Aida en les unitats administratives en les
quals no hi ha prèviament cap base de dades. Es compta amb un mòdul de
transferència que permet traspassar automàticament les fitxes descriptives de
les aplicacions informàtiques utilitzades als arxius de gestió al sistema Aida en funció del calendari de conservació.
Aquest sistema té l'avantatge de facilitar la implantació del SGID, ja que les
oficines, si bé s'han d'adequar a les noves directrius quant a la classificació
i l'arxivament, almenys poden aprofitar les eines amb les quals estaven
acostumades a treballar.
La Universitat Pompeu Fabra és un cas
especial i privilegiat, ja que va comptar amb un arxiver des del moment que es
va crear. Això va facilitar enormement la introducció d'un sistema de gestió
documental i la imposició d'un instrument determinat, ja que, en implantar-se
de bell nou, no va implicar cap canvi en els mètodes de treball de les
oficines.
Per contra, el desenvolupament de la
informatització ha estat més complicat als arxius departamentals de la
Generalitat de Catalunya, els quals han patit l'inconvenient d'utilitzar un
programa que, elaborat el 1993, fou superat de seguida per les innovacions
tecnològiques (actualment encara funciona sota el sistema operatiu DOS). Per això, la implantació
del Sigeda és molt desigual. S'utilitza a l'arxiu
central administratiu i als arxius de gestió del Departament de Cultura, ja que
aquest fou el departament pilot. A la resta de departaments s'està implantant
el que s'ha anomenat sistema general de gestió de la documentació
administrativa (SGGDA) i, per tant, s'està utilitzant un únic quadre de
classificació i una única normativa de gestió documental, però, en canvi, pocs
departaments utilitzen l'aplicació informàtica Sigeda en les fases activa i semiactiva. Per
contra, alguns departaments han desenvolupat aplicacions pròpies amb Acces(Departament d'Economia i
Finances i Departament de Política Territorial) per tal de gestionar de forma
transitòria els instruments de descripció i les funcions del préstec i les
transferències.
Informatització
dels instruments de descripció
Als arxius administratius i històrics
s'introdueix a poc a poc l'ús de sistemes de gestió de bases de dades (SGBD)
per a la informatització dels instruments de descripció. En alguns casos, es
continua usant la informàtica com una eina que facilita l'edició impresa
d'inventaris i de catàlegs. Té un ús de caràcter intern i, en molt pocs casos,
els investigadors i usuaris l'utilitzen com una eina de consulta directa. Els
usuaris accedeixen als fons a través de la consulta dels inventaris impresos i
a través de l'ajuda i el guiatge de l'arxiver. S'ha posposat la instal·lació
d'un mòdul de consulta que permeti a l'usuari consultar directament a
l'ordinador el contingut dels fons de l'arxiu, ja que a causa de la situació
econòmica precària dels arxius no és possible disposar de la infrastructura
necessària per a equipaments de consulta.
Alguns projectes d'automatització
utilitzen també els SGBD per a la gestió de les transferències i de la
consulta. En molts d'aquests casos, però, no es pot parlar pròpiament
d'automatització, ja que s'ha dissenyat la base de dades de manera que permeti
reproduir, normalment en forma impresa, els llistats més habituals d'aquest
control arxivístic, però no se'n preveu la gestió automatitzada. D'altra banda,
i en funció dels interessos i les funcions pròpies de cada arxiu, cada projecte
posa l'èmfasi en algun dels dos mòduls: o bé el control del préstec (per
exemple, l'Arxiu Municipal de Martorell), o bé la gestió de la reprografia (per
exemple, l'Arxiu Nacional de Catalunya).
El fet més remarcable és que de moment
els arxius han començat per automatitzar la documentació actual, per tal
d'actualitzar aquella que es rep mitjançant transferència. Paral·lelament i a
poc a poc, s'introdueix la documentació retrospectiva. En general, doncs,
s'afavoreix la funció administrativa de l'arxiu en detriment de la funció
cultural.
Quant a la descripció arxivística,
persisteix una manca total d'estandardització de les fitxes descriptives. Cada
arxiu defineix, en funció dels seus interessos, quins són els elements de la
descripció. Això és una conseqüència directa de la manca de normalització
internacional i nacional sobre descripció que els arxius han acusat fins que el
1994 es va aprovar la norma ISAD(G). Tanmateix, tots els projectes de descripció
automatitzada segueixen les regles de la descripció multinivell i incorporen
els camps que la ISAD(G) considera imprescindibles per a l'intercanvi
d'informació. En cap arxiu català, però, no s'ha considerat la possibilitat
d'estudiar l'adaptació del sistema de descripció a algun dels dos formats
estàndards de descripció automatitzada (EAD i MARC).
Programes
informàtics utilitzats
Respecte als programes informàtics, la
tendència és que les grans administracions (Arxiu Nacional de Catalunya, Generalitat
de Catalunya, arxius comarcals, Arxiu Municipal de Barcelona, Arxiu Municipal
de Girona) utilitzin aplicacions pròpies elaborades pel seu departament
d'informàtica sota el control dels arxivers. Només dos organismes, la
Universitat Pompeu Fabra i l'Autoritat Portuària de Barcelona, compten amb
programes informàtics comercials.
La resta de les administracions, en
canvi, prefereixen utilitzar SGBD existents al mercat. En aquests casos, sol
ser el mateix arxiver qui n'elabora l'aplicació. Els SGBD usats són molt diversos: File Maker Pro, Knosys, Access, i Inmagic i Winisis són els més habituals. Molts arxius
municipals s'han inclinat per utilitzar File
Maker Pro, fins i tot s'ha format un grup d'usuaris d'aquest programa
acollit a l'Associació d'Arxivers de Catalunya. No
hi ha una tendència clara sobre si utilitzar sistemes de gestió documental o
SGBD relacionals (o similars), encara que les preferències semblen inclinar-se
per aquest segon tipus, segurament perquè els arxivers consideren la
informàtica més com una eina d'ajuda a les tasques de control documental i de
preparació dels instruments de descripció que no com a una eina de recerca
d'informació. Pràcticament tots els programes que s'utilitzen són SGBD generals
i només hi ha una aplicació específica de Sistema de Gestió d'Arxius: Archidoc, que ha elaborat Alfred Mauri, arxiver
de l'Arxiu Municipal de Martorell, i s'utilitza en aquest i en altres arxius
municipals, principalment del Baix Llobregat.
Això ens dibuixa un panorama en dues
direccions: d'una banda, les grans administracions fabriquen el seu propi
programa i, de l'altra, les petites administracions fan les seves aplicacions a
través d'SGBD documentals o relacionals però no pròpiament arxivístics.
Des que fa vint anys es va encetar el
primer projecte, el Centre de Mecanització de Biblioteques (fruït de la
col·laboració entre les biblioteques de l'antiga Caixa de Pensions per a la
Vellesa i d'Estalvis, la Biblioteca de la Universitat de Barcelona i el Centre
de Càlcul de la Universitat Politècnica de Barcelona), l'evolució de
l'automatització de les biblioteques catalanes presenta moltes diferències amb
l'estat dels arxius catalans, però pot servir de punt de referència per analitzar-ne
el desenvolupament.
Els anys vuitanta hi havia una àmplia
diversitat de sistemes, entre els quals destacaven sistemes locals com ara el SICAB (sistema informatitzat de catàlegs de
biblioteques emprat per la xarxa de Biblioteques de la Generalitat de Catalunya
i la Biblioteca de Catalunya), o el Bubis (Universitat de Barcelona). D'altres
biblioteques més petites començaven a funcionar amb sistemes comercials com araDatatrek, Tinlib, Sabini o VTLS.
Durant la dècada dels noranta es produí un canvi radical i les aplicacions
pròpies foren substituïdes per sistemes comercials. Les biblioteques que
depenien de l'Administració pública catalana (Biblioteca de Catalunya, Xarxa de
Biblioteques Populars de la Diputació de Barcelona, Xarxa de Biblioteques de la
Generalitat de Catalunya i biblioteques universitàries) adoptaren el sistema VTLS, i aconseguiren que aquest
es convertís en un estàndard. Aquesta evolució ha comportat que, només en vint
anys, moltes de les biblioteques hagin hagut de canviar de sistema; algunes
fins i tot més d'una vegada, com ara la Biblioteca de la Universitat de
Barcelona (que ha experimentat tres sistemes locals abans de la implantació del VTLS).
Les biblioteques s'han decantat per
l'adquisició de sistemes comercials, ja que abarateixen els costos de
manteniment, permeten estar al dia de l'evolució tecnològica i faciliten
l'estandardització i l'intercanvi de recursos. A més, un producte ha
monopolitzat el mercat i, “en la decisió d'adoptar-lo, sovint s'ha valorat la
idea que triar el sistema més utilitzat per altres biblioteques o xarxes seria
un avantatge a l'hora de compartir recursos i serveis”. Però, no tot és positiu ja que, com
precisen Estivill i Miralpeix, “aquest criteri ha portat a biblioteques amb
col·leccions certament molt petites a comprar un producte que és desmesurat per
a les seves necessitats”.
Els arxius, com hem comentat,
prefereixen elaborar aplicacions pròpies, no tant en funció d'una opció
premeditada sinó per una realitat imposada, ja que quan van començar a informatitzar
hi havia molt pocs programes comercials. Caldrà analitzar quin comportament
tindran ara que comencen a aparèixer al mercat sistemes de gestió d'arxius. En
aquest sentit, hi ha diversos factors que marquen la diferencia amb les
biblioteques: la manca d'estandardització de la pràctica descriptiva; la
singularitat dels documents, i sobretot, la necessitat que l'equipament
informàtic s'ajusti als recursos tecnològics de la institució, ja que el SGID
ha d'estar perfectament imbricat amb el sistema d'informació administratiu.
Aquests factors condicionen l'elecció de l'eina i en molts casos fan que
l'arxiu es decanti per una aplicació a mida.
El panorama dels arxius catalans està
dominat per la diversitat de sistemes, fins i tot dins d'una mateixa Administració.
Sorprèn que l'Arxiu Nacional de Catalunya (dependent del Departament de
Cultura), els arxius històrics comarcals (també dependents del Departament de
Cultura), els arxius centrals departamentals i els arxius centrals dels serveis
territorials de la Generalitat de Catalunya estiguin informatitzats amb
sistemes diferents. Ja hem comentat que els departaments de la Generalitat i
els serveis territorials utilitzen
el programa Sigeda per a la gestió de la documentació en
les fases activa i semiactiva. Per a la documentació de l'Arxiu Nacional de
Catalunya (ANC) s'ha desenvolupat una aplicació específica anomenada GANC (Gestió de l'Arxiu Nacional de
Catalunya). Tenint en compte que una de les funcions bàsiques de l'arxiu és
“recollir, instal·lar i conservar la documentació de la Generalitat i els seus
organismes i promoure'n i facilitar-ne la consulta, la difusió i l'estudi”, una part important dels fons de l'ANC
està constituïda per la documentació semiactiva i inactiva produïda per la
Generalitat de Catalunya. La utilització de dos programes diferents
desenvolupats segons objectius i funcions diferents per a una mateixa
documentació no sembla la millor solució per racionalitzar i normalitzar els
recursos tecnològics i homogeneïtzar els sistemes de descripció. La
compatibilitat dels sistemes informàtics sempre és costosa i l'intercanvi
d'informació pot comportar molts problemes derivats de la diferència entre les
estructures de camps i de la dificultat de migrar les dades per la
incompatibilitat del programari. D'altra banda, malgrat que el GANC es va començar a elaborar el 1995,
aquest només s'ha implantat de forma parcial i a l'ANC es continua utilitzant
l'Approach, de forma transitòria, com a SGBD per a la producció
d'inventaris d'alguns fons.
Probablement, aquesta situació és una
conseqüència, en paraules de Ramon Alberch, de la bicefàlia del sistema català
d'arxius, que ha creat dos òrgans paral·lels: d'una banda l'ANC, que té rang de
Subdirecció General, adscrita i
dependent de la Direcció General del Patrimoni Cultural, i de l'altra, el
Servei d'Arxius, adscrit a la Direcció General del Patrimoni Cultural, però
sense vinculació orgànica amb l'ANC.
Digitalització
Des del punt de vista de l'arxiu
històric, la digitalització s'ha considerat com una possible alternativa a la
microfilmació en la funció de conservació de l'original. De tota manera, no
l'ha substituït i caldrà veure com evoluciona la tecnologia per saber cap on es
decanta la pràctica arxivística. Els avantatges de l'ús de la tecnologia
digital als arxius són molts: preserva la fidelitat al document original; les
còpies conserven la mateixa qualitat; ni la freqüència d'ús ni les recòpies en
malmeten la qualitat; els documents es poden transferir a xarxes remotes, i es
facilita l'accés múltiple, simultani i remot als documents. Tanmateix, els
inconvenients que presenta han fet que els arxius siguin molt prudents en la
introducció d'aquestes tecnologies com a substitut de la microfilmació. Aquests
inconvenients deriven de la rapidesa en les novetats tecnològiques i la falta
d'estàndards que obliga a recopiar i a canviar periòdicament les còpies
electròniques per adaptar-les a la tècnica imperant. A tall d'exemple es pot
esmentar la política adoptada pels arxius de les universitats del Quebec, que
advoca per la representació analògica de la informació (paper i microfilm) més
que per la digitalització. Les raons que addueixen són les següents: la
incertesa respecte a la duració dels suports informàtics, l'obsolescència de
les tecnologies i el cost elevat dels canvis periòdiques.
Sembla, doncs, que les tècniques
digitals no han substituït de cap manera la microfilmació com a mesura de
protecció dels documents essencials i de valor històric. “El que es recomana és
una aplicació doble (...). El microfilm, tenint en compte la seva durabilitat,
es pot utilitzar com a còpia de seguretat i conservació, mentre que el CD-ROM
es pot emprar com a eina de consulta”. D'aquesta
manera, la facilitat de consulta gràcies a l'avenç de les xarxes de telecomunicacions
i la incorporació dels documents digitals als sistemes de gestió de bases de
dades han convertit la digitalització en una tecnologia molt útil com a sistema
de difusió dels fons arxivístics.
Lentament els arxius estan incorporant
les tècniques de digitalització per tal de disposar de còpies de consulta de la
documentació. Un dels sectors més dinàmics i amb més tradició són els arxius
d'imatges (Arxiu Municipal de Girona, Arxiu Històric de Sabadell). A banda dels
arxius fotogràfics, cal esmentar els projectes següents: l'Arxiu de la
Diputació de Barcelona va encetar el 1996 un projecte de digitalització parcial
per emmagatzemar en suport òptic no regravable els documents d'una de les seves
sèries; l'Ajuntament de Barcelona inicià el 1999 el procés de digitalització
dels Fons de Microfilms de l'Arxiu Municipal Administratiu format per
microfilms de plans històrics d'obres particulars, d'obres públiques municipals
i plans d'urbanització i planejament; l'Arxiu Històric Municipal de la Selva
del Camp (Tarragona) ofereix a
través d'Internet una base de dades selectiva dels fons històrics amb la imatge
digitalitzada del document complet. Segons Betlem Martínez, aquest és un
exemple que no calen grans pressupostos per incorporar les tecnologies de la
informació als arxius i que amb mitjans ben modestos es pot oferir un producte
de qualitat. Finalment,
un dels projectes més ambiciosos és el de l'Institut Cartogràfic de Catalunya,
que preveu la digitalització de part del fons antic de fotografies aèries per
millorar-ne la conservació, l'obtenció de reproduccions i la qualitat de la
imatge. El projecte és especialment interessant per l'alta resolució que
requereixen les imatges digitalitzades de les fotografies aèries, ja que
l'elaboració de mapes exigeix una gran precisió per establir les coordenades
exactes. Un altre dels reptes que té plantejats l'Institut és la conservació de
les imatges fotogràfiques produïdes íntegrament per un procés digital.
Reptes
de futur
En conclusió, cal destacar que a la
preocupació per l'elaboració d'instruments de descripció informatitzats i de
còpies digitals dels documents per a la consulta, els arxius catalans s'estan
ocupant també d'establir normes i regles per al tractament de documents
electrònics en el marc dels sistemes de gestió integral de la documentació. El camí que encara cal recórrer és
molt llarg i els reptes amb vista al futur són molts. En primer lloc, cal
impulsar la presència dels arxius a Internet per facilitar la consulta dels
inventaris (i si fos possible dels documents) als investigadors i usuaris. En segon lloc, cal estudiar possibles
formats de normalització (com ara l'EAD) que homogeneïtzin la presentació dels
instruments de descripció i en permetin la publicació amb estàndards acceptats
internacionalment. En tercer lloc, cal estudiar els sistemes de recuperació i
dissenyar pantalles de consulta orientades a l'usuari. I, en quart lloc, cal
investigar les eines més adequades per a la informatització. Si no és viable
l'ús d'un mateix programa a causa de l'especificitat pròpia de cada institució
arxivística, almenys es fa imprescindible assegurar un mètode comú i establir
uns requeriments mínims perquè les eines informàtiques s'adeqüin als
plantejaments arxivístics.
.jpg)
.jpg)
