1.3 Procediments d'accés, recerca, consulta, recuperació, actualització, conservació i custòdia de la informació arxivada.

Els documents que genera o rep una empresa tenen valor per la informació que contenen, d’una manera o d’una altra hauran d’estar disponibles en el moment en què siguin necessaris i, per aquest motiu, caldrà establir-ne un sistema de gestió documental.

L’ordenació de documents dins l’arxiu d’una empresa té com a objectiu bàsic el manteniment a la memòria empresarial de les dades útils i necessàries i d’endreçar-les de manera que siguin fàcilment consultables o localitzables per a fer-les servir.

Els documents es conserven per:

Poder recuperar la informació , per tal de facilitar la gestió de l’empresa o l’anàlisi de la seva evolució. Podríem dir que, en aquest sentit, l’empresa actuaria per voluntat pròpia en la conservació de la documentació i compliria, entre d’altres, les següents finalitats:

• Disposar de la informació a la qual haurem d’accedir quan necessitem fer la feina

(contestar cartes, fer promocions, realitzar una anàlisi de la nostra clientela).

• Facilitar el control i seguiment de les tasques de les diferents unitats de l’empresa.

Un exemple seria l’arxivament de les actes de reunions dels departaments, la consulta de les quals permetrà, posteriorment, comprovar si es compleixen els acords pactats i determinar ne les responsabilitats oportunes.

• Poder fer un seguiment de l’evolució de l’empresa (comparatives de vendes, evolució dels resultats...).

• Per imperatiu legal.

En aquest sentit, la normativa obliga els empresaris a conservar-la pel seu caràcter probatori. El mateix Codi de comerç parla de l’obligatorietat que tenen els empresaris de conservar la documentació relacionada amb el seu negoci durant un període de temps determinat.

        

L’ objectius del pla d’ordenació de documents només podrà ser assolit mitjançant una acció continuada i sistemàtica desenvolupada per persones capacitades i que tinguin el suport de la direcció de l’empresa; en el cas contrari, el pla d’ordenació de documents no podrà donar tots els seus resultats potencials. El mateix es pot dir de les tasques relacionades amb l’arxiu.

Funcions associades al pla d’ordenació de documents i a l’arxiu:

La persona encarregada de l’ordenació de documents assumeix la responsabilitat d’estudiar, promoure i coordinar l’adopció de criteris, mètodes i procediments uniformes per a la classificació, custòdia i conservació dels documents de l’empresa.

Estudia el tipus d’aplicació, promoció i coordinació d’un sistema d’arxiu unificat, adoptant criteris de classificació i mètodes de conservació del material.

Reuneix estadístiques i efectua estudis sobre el volum i el tipus de material conservat.

Dóna uniformitat a les instal·lacions per tal de facilitar la tasca d’arxiu.

Estudia un pla per a la protecció dels documents vitals per a l’empresa.