1.2.1 Identificació de suports, mobiliari, estris, elements d'arxiu i contenidors.

INTRODUCCIÓ

L’organització de l’arxiu serà una feina prèvia al començament de les tasques d’arxivament.

Una bona organització prèvia facilita molt la tasca d’arxiu, per això és important dedicar un temps abans a dissenyar l’arxiu i el material o mobles que necessitarem, amb una previsió, serà més fàcil l’arxiu i la recerca posterior del document arxivat.

Diferències entre un magatzem de paper i un arxiu de documents:

MAGATCEM DE PAPER	ARXIU DE DOCUMENTS
1. Papers apilats, diaris, butlletins, fotocòpies...	Documents importants que cal conservar classificats i ordenats.
2. Poques persones saben el que hi ha.	Inventari dels documents amb la descripció corresponent.
3. Els documents arriben com poden.	Trasllat organitzat.
4. Cada persona conserva o elimina allò que li sembla oportú.	Criteris únics de conservació i eliminació.
5. És difícil trobar i consultar un document.	Consulta i préstec de la documentació de forma àgil.
6. Tot el món pot accedir.	Accés per al personal autoritzat.
7. No hi han normes d’arxiu ni de classificació.	Manual de gestió de documents i arxius quadre de classificació corporatiu.

En el moment d’establir les normes també decidirem quins elements compondran l’arxiu, caldrà seleccionar el tipus de mobiliari, arxivadors, ..., tenim en compte:

L’espai del que disposem per arxivar
La proximitat a les persones que treballen amb la informació.
La tipologia de la documentació.
El volum d’informació a classificar

El conjunt de material, mobiliari o elements que podem necessitar es pot agrupar en diferents grups:

LES CARPETES

Una carpeta és un objecte que s'utilitza per a agrupar i protegir (tractar de forma adequada un document per evitar que es perdi, s' Les carpetes d'arxiu consisteixen en generalment una fulla de paper gruixuda o bé, fina, però rígida. La làmina que és un foli o fulla de paper o cartró, es doblega per la meitat arribant a una superfície superior a la d'un paper DIN A4. Els documents es guarden en el seu interior agrupats per temàtiques comunes. S'utilitzen sovint en combinació amb un arxivador per al seu emmagatzematge. Les carpetes d'arxiu es poden comprar fàcilment en les tendes de material d'oficina.

Les carpetes generalment s'etiqueten (posar etiquetes amb noms a les fulles o fundes de plàstic d'una carpeta) per a identificar el material que es troba en el seu interior. Les carpetes es poden etiquetar directament en la llengüeta amb un bolígraf o un llapis. Uns altres escriuen en les etiquetes adhesives que es posen en les llengüetes (part d'una funda de plàstic que sobresurt i té una obertura on es pot posar una etiqueta).

Hi ha també els marcadors electrònics que es poden utilitzar per a fer les etiquetes.

Les carpetes es poden fer de plàstic o de paper. Quan s'utilitza el paper, és preferible el que està fet de la cel·lulosa de fibra llarga, com paper Kraft o paper de Manila.

Altres carpetes:

·         Carpetes amb gomes: Les carpetes amb gomes (tires elàstiques que serveixen per a subjectar la carpeta i no perdre els documents) 

consisteixen en una planxa de cartó doblegada per la meitat dins de la qual es guarden documents. En una de les seues cares presenta quatre orificis (forats), dos reunits en el centre en la seua part superior, dues en els extrems en el centre del plànol, pels quals s'introdueixen unes gomes elàstiques. Les gomes es passen per sobre del plec oposat mantenint la carpeta tancada i impedint que caiguen els documents pels seus laterals.

·         Carpetes de congrés: Són estructures que contenen el material necessari

per a assistir a una reunió o conferència. Consisteixen en dues peces de cartó enfundades o embuatades que s'obrin com una carpeta. En el seu interior, consten d'una funda (coberta de plàstic) per a introduir un bloc de notes així com altres recipients com porta-bolígrafs, borses per a documents o borses per a targetes de visita.

    
 Carpetes amb clip: Són carpetes destinades a prendre notes. 

                                                    
                                                      

En costat dret se subjecten els documents mitjançant un clip (pinça de metall que serveix per a subjectar papers i mantenir-los units) o mordassa. El mecanisme se situa en l'extrem superior o lateral de la mateixa i subjecta les fulles per un sistema de pressió. Quan es vol extraure una, s'allibera el mecanisme i es torna a tancar mitjançant una palanca.

     
   Carpetes amb abraçadora:

Són carpetes destinades a guardar documents amb perforacions laterals. 

      Solen ser de plàstic i compten amb fixadores de plàstic o metall que s'introdueixen pels orificis i per una abraçadora del mateix material. L'abraçadora es pressiona contra els documents i els fixadors es dobleguen sobre ella per a mantenir-la en una posició fixa.

       Carpetes porta-menús:

Són carpetes destinades a introduir

     les cartes dels establiments de hostaleria. Es caracteritzen per la seua excel·lent presentació exterior amb fundes de materials d'alta qualitat que poden arribar a ésser de pell i acabats cridaners com daurats o relleus. Conten amb fundes interiors per a introduir les cartes que es fixen amb cargols (peça composta per un clau i una rosca que han d'encaixar fent-les voltar) a una estructura central de tal manera que poden afegir-se o retirar-se a voluntat.

      

Són carpetes adaptades a la grandària de determinats papers com la documentació obligatòria de l'automòbil.

       Arxivador:

Carpeta que té fulles de cartró o fundes de plàstic per agrupar els documents en temes comuns.

MOBILIARI

El mobiliari també té molta importància, per això s’ha de fer una correcta selecció del mobiliari on arxivem els documents, escollir bè el mobiliari ens pot estalviar temps en el moment d’arxivar i en la recerca posterior.

·        Mobiliari per a carpetes penjants: Aquest tipus de mobiliari el podem trobar en forma d’armaris que acostumen a ser metàl·lics i disposen d’uns calaixos amb unes guies per subjectar les carpetes penjants.

És habitual,però, veure altres tipus de mobiliari o accessoris dissenyats amb aquest mateix objectiu. Aquest és el cas del carro per a carpetes penjants, que consisteix en una estructura metàl·lica, amb rodes a la part inferior, i que és molt útil per tenir a mà les carpetes que necessitem per treballar.

·        Prestatgeries:

Poden ser de diferents materials i de diversa tipologia. Des de les formades per una sola lleixa penjada a la paret a estructures metàl·liques, de fusta o d’altres materials, amb lleixes adaptades a les necessitats dels elements a arxivar, ja siguin carpetes o capses d’arxius definitius. També troben armaris amb prestatges.

·        Armaris sobre rails:

Es fan servir sobre tot en arxius amb gran  volum de documentació emmagatzemada, on qualsevol idea per optimitzar la utilització de l’espai és ben rebuda. Aquests armaris estan enganxats els uns als altres i disposen d’un volant al lateral que, en girar-lo, permet moure i separar amb poc esforç els armaris que contenen els arxius. Es una de limitar l’espai destinat als passadissos entre armaris o prestatgeries, ja que només cal un passadís. Si es vol accedir a un altre armari, caldrà accionar el mecanisme per obrir el passadís corresponent. Aquest mobiliari només és recomanable per arxivar documents poc actius, ja que el major inconvenient es presenta quan diverses persones han d’accedir alhora, a documents que es troben en armaris diferents.

·         Armaris de seguretat: Normalment són ignífugs, són els adequats per   deixar la documentació més importat i confidencial de l’empresa.