1.2.2 Reproducció i confrontació de la informació d'arxiu documental a digital.

Els arxius en la societat de la informació

A partir de la segona meitat del segle XX, els arxius comencen a experimentar una important evolució. L'arxivística recupera les seves funcions administratives i, per tant, ja no s'ocupa només dels arxius històrics, sinó també dels arxius de gestió.

A causa de l'enorme volum de documentació i de les necessitats informatives de les societats democràtiques, que faciliten l'accés dels documents a la ciutadania, canvia notablement la concepció dels documents. Per exemple, apareix el concepte de cicle vital dels documents i neix el sistema de gestió documental. Igualment, és també en aquest context quan apareixen els sistemes arxivístics propis de cada estat i les institucions internacionals d'arxivers.

Aquesta nova visió dels arxius no només afecta els arxius públics, sinó que també afecta els arxius privats.

Finalment, és important considerar l'aparició dels documents electrònics i tots els canvis i nous reptes que aquests aporten.

Darrerament, cada cop més empreses apliquen polítiques “zero paper”, que són aquelles encaminades a reduir la utilització de documents en el suport paper tradicional.

Entre els principals avantatges que comporta la utilització de les TIC en el procés de gestió de la documentació trobem:

Entre els principals avantatges que comporta la utilització de les TIC en el procés de gestió de la documentació trobem:

Necessita menor espai: 

En una memòria USB o en un disc dur es poden enmagatzemar milers de documents que en paper ocuparien molt més espai.

Tenen sistemes de cerca automàtica de documents:

mitjançant el mateix sistema operatiu es pot demanar la cerca de documents fent servir criteris de cerca o filtres com els caràcters continguts en el nom, la data de creació, el format de l’axiu, etc. 

Facilitat de reproducció: 

Els arxius en format digital poden ser copiats amb un cost pràcticament nul i, a més, les reproduccions tenen exactament la mateixa qualitat. En canvi, la documentació en paper pot perdre qualitat en fotocopiar-se.

Menor despesa d’impressió:

Si rebeu i emmagatzemeu els arxius en suport digital, deixa de ser necessària la seva impressió en paper fet que suposa un estalvi en paper i tinta o tòner.

Facilitat d’accés: 

si els arxius s’emmagatzemen digitalment en un servidor que proveeix a una xarxa telemàtica, tota aquesta informació pot estar fàcilment accessible, tot i que siguis a molta distància del lloc físic on es troben emmagatzemats.

No es malmet pel pas del temps:

si hem de conservar documentació durant un llarg període de temps, el paper amb el pas del temps, si no es conserva en les condicions adequades, es malmet. Les versions digitals poden reemplaçar el seu continent fàcilment sense perdre qualitat.

Arxivar la documentació en format digital també comporta alguns inconvenients entre els quals destaquen:

Menor comoditat per visualitzar els documents (la pantalla acostuma a no ser tan còmoda com el paper).

Pot facilitar l’accés a la informació a persones no autoritzades:

Persones que no tinguin autorització podrien tenir accés a la documentació de la nostra empresa si no tenim prou protegit el sistema d’accés.

Es poden produir problemes de funcionament a la xarxa que no permetin o demorin l’accés a la documentació.

No tenir habilitats sistemes de còpies de seguretat,

en aquest cas pot ser fàcil que no sigui possible accedir perquè es produeixi una eliminació accidental dels arxius o perquè els discos durs que la contenen s’espatllin.

No tenir la mateixa validesa legal, 


quan els documents emmagatzemats digitalment, no tenen la signatura manuscrita ni el segell de l’empresa emissora del document, poden no tenir la validesa legal.