Classificació arxivística
La classificació és
un sistema d’ordenament lògic o sistemàtic que permet ordenar per mitjà de
diferents tècniques la informació i el coneixement, una fase del tractament documental
d'un fons d'arxiu. És una tasca intel·lectual que consisteix en l'organització
d'un fons documental a partir de la identificació de les categories i classes
en les quals es pot agrupar sota una mateixa funció o activitat els documents,
de forma lògica i jeràrquica.
Document com a
font de coneixement, també de la història, que requereix: l'accés a l'arxiu i
la seva organització en funció de la recerca.
En fer l'arxiu accessible se li va tractar com a una biblioteca, organització
sistemàtica, per la qual cosa es van desnaturalitzar les agrupacions
documentals, que dificulta la consulta.
Definició i context
L'origen del
terme classificació prové del llatí classis facere que vol dir
establir classes. A l'àmbit arxivístic el que es classifica són documents
independentment del seu format o suport. Classificar i ordenar són dues
operacions que formen part de l'organització i tractament documental dels fons
d'arxiu. Cal destacar que no són el mateix, si bé, l'ordenació és un procés de
caràcter físic que complementa la classificació. Classificar segons el Diccionari
de terminologia archivística és l'operació arxivística que consisteix en
l'establiment de les categories i grups que reflecteixen l'estructura
jeràrquica del fons. És el primer pas del procés d'organització, dins de la
fase de tractament arxivístic denominada identificació. Per a J.R. Cruz Mundet
consisteix a agrupar jeràrquicament els documents d'un fons mitjançant agregats
o classes, des del més ampli als més específics, d'acord amb els principis de
provinença i respecte a l'ordre original. A més la classificació, o acció de
classificar en arxivística, designa una de les 4 grans activitats bàsiques dins
dels arxius, és a dir, recollir dades - conservar - organitzar – informar.
1. Definicions prèvies del arxiu documental
• Document. Objecte o informació registrats que es poden tractar com
unitat (ISO 15489). Pot estar en suport:
- · físic (paper, microfilm, etc)
- · electrònic
- · originals múltiples: si existeixen versions “signades” en diferents suports d’un mateix document, per exemple si l’original és en paper i s’ha digitalitzat (i signat electrònicament) i és decideix inventariar les dos instàncies del mateix document
• Document
d’arxiu. Document elaborat o rebut per una
persona o una organització en el curs de la seva activitat i que han de ser
preservats. Un document d’arxiu no es pot modificar i ha d’incloure informació
referent a:
- · Contingut
- · Contextual
- · Estructural
- · Presentació
• Unitat
documental composta o expedient. Unitat
organitzada de documents d’arxiu reunits pel productor dels documents o durant
el procés d’organització arxivística. Segons els documents que el composen, és diu
que un expedient està en suport:
·
Suport
físic, si així són els documents que el
composen
·
Suport
electrònic, si la documentació és electrònica
·
Híbrid
(mixt), amb documents en suport físic i
electrònic dins el mateix expedient
·
D’originals
múltiples, si existeixen documents dins
l’expedient amb multiplicitat d’originals, per exemple un document en paper que
s’ha digitalitzat i signat electrònicament i que es conserven els dos suports
• La
sèrie documental és el conjunt de
documents homogenis organitzats d’acord amb un sistema de classificació o
conservats com a una unitat. Això és pel fet de ser el resultat d’un mateix
procés de formació o de classificació, o de la mateixa tipologia; o per
qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús. Faciliten
el treball amb grans volums de documents amb el mateix cicle de vida i
disposició final.
S’entén per subsèrie
com el conjunt de documents nítidament
identificat que depèn d’una sèrie.
Grup de sèries és el conjunt de documents format per l’agrupació de dues o
més sèries, que han de ser nítidament identificades i individualitzades les
unes en relació a les altres. El grup de sèries pot contenir, al seu torn,
altres grups de sèries subordinats.
Fons.
Conjunt de documents, de qualsevol tipologia
o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una
família o un organisme en l’exercici de les activitats i funcions que li són
pròpies.
Subfons és
la part d’un fons, que té una entitat diferenciada de la resta i es pot correspondre
amb unitats administratives subordinades que tenen un cert grau d’autonomia o
amb ens
incorporats per relacions successòries.
Unitat
d’instal·lació. Conjunt de documents
agrupats o conservats en una mateixa unitat física (capsa, llibre, carpeta electrònica,
etc.)
Descripció
arxivística. Elaboració d’una representació acurada
d’una unitat de descripció i, si escau, de les parts que la componen,
mitjançant la recopilació, l’anàlisi, l’organització i l’enregistrament de
qualsevol informació que serveixi per identificar, gestionar, localitzar i
explicar la documentació d’arxiu, així com el
context i els sistemes en els quals s’ha produït. Hi ha 6
nivells de descripció, que són els definits abans: fons, subfons, grup de
sèries, sèrie, unitat documental composta (expedient), unitat documental simple
(document d’arxiu) i unitat
d’instal·lació
Instruments
de descripció per nivell:
·
Guia:
Té l’objectiu orientar l’usuari en el
coneixement general d’un fons i
subfons o col·lecció. Conté informació sobre el
productor i el context de creació de la documentació. La descripció dels
documents que formen part del fons és d’extensió breu.
.jpg)
·
Inventari:
Instrument que descriu el conjunt de
documents que formen part d’un fons documental, des del nivell de fons fins el nivell de sèrie. La descripció s’organitza a l’entorn de les sèries i ha de
precisar el context jeràrquic en què s’estructura el fons. Excepcionalment,
l’inventari pot ser utilitzat per descriure, també, el nivell d’unitat
d’instal·lació quan es tracta d’un fragment de sèrie. En aquest cas, ha de
tenir els elements necessaris per facilitar la localització de les unitats
documentals compostes o simples dins dels fons i de les sèries descrites.
·
Catàleg:Instrument que descriu el darrer nivell
d’un fons documental, el de la unitat
composta o simple, elaborat a partir
de la informació dels elements de descripció obligatoris dels nivells
superiors.
Quadre
de classificació. Identificació i
estructuració sistemàtica de les activitats de les organitzacions i/o dels
documents d’arxiu en categories. Integra la:
· Classificació
funcional, que és un codi que se li assigna a
cada nivell d’un arbre, Els 3 primers nivells d’aquest arbre corresponen a
categories (classes i subclasses) de classificació, el quart a codis de sèries
i el cinquè a subsèries.
· Subdivisions
específiques: algunes
classes, subclasses i sèries es poden fraccionar en subdivisions que els són
pròpies o específiques. Són un arbre de nivell 2 i les trobem a sota de
cadascun dels nivells que complementen.
· Subdivisions
uniformes: són utilitzables en tots els nivells
del quadre i en les altres subdivisions. Per exemple, podem trobar un Informe
sobre cada una de les activitats o funcions que preveuen les entrades del
quadre. Per tal de no complicar l'estructura s'han separat del quadre i
s'identifiquen en la codificació amb la lletra U.
· Subdivisions
nominals: algunes subclasses i algunes
divisions es poden subdividir en aquestes subdivisions que ens permetran
identificar certs tipus d'expedients o documents sobre persones, organismes,
llocs, etc. Aquests codis aniran precedits per la lletra N, i els pot assignar
qualsevol servei. Poden ser numèrics, alfabètics o alfa numèrics. Metadades. Informació estructurada o semiestructurada que permet la
creació, la gestió i l’ús de documents d’arxiu al llarg del temps. Usualment es
classifiquen en els següents tipus:
Tecnològiques: Informació sobre formats, estructures y vincles dels
documents conservats. Exemple: format d’arxiu, data de la última migració de
format, etc. Són necessaris per a processar els documents, y facilitar la
recuperació de la informació.
· Descriptives: Aporten informació contextual sobre els processos de
treball, les relacions entre els documents, etc. Són dades relatives a l’autor,
data de producció, títol, paraules clau, etc. Necessàries per a la recuperació,
per a entendre els documents en el seu context i per raons d'autenticitat.
· Arxivístiques: S’afegeixen per a facilitar la gestió dels documents, el
control intel·lectual i físic després de la seva creació. Es refereixen a
aspectes tals com l'última revisió, data de transferència a l'arxiu, condicions
d'accés, valoració, etc. Necessàries per a identificar i recuperar la
informació.
Cicle
de vida de la documentació. Documentació
de treball o d’oficina. És aquella generada per una unitat en les seves
activitats i que no és definitiva. No són documents d’arxiu,
per tant no són objectes d’estudi de l’SGDA, malgrat si que poden ser-ho de l’SGD.
Documentació en fase activa. La que una unitat tramita o utilitza habitualment en les seves activitats. Es tracta de documents
que no es poden modificar i de consulta freqüent.
Documentació en fase semiactiva. Aquella que, un cop
conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada d’una manera habitual
per la unitat que l’ha produïda en la seva activitat. Es tracta de documents
que no es poden modificar i de consulta poc freqüent.
Documentació en fase inactiva o històrica. És la que, un cop
conclosa la vigència administrativa immediata, posseeix valors primordialment
de caràcter cultural, informatiu, científic o tecnològic. Es tracta de
documents que no es poden modificar i de consulta esporàdica.
Sistemes de classificació
Segons el
criteri emprat per classificar els documents d'uns fons d'arxiu podem parlar de
diferents tipus de sistemes de classificació.
"El
sistema de classificació dels documents administratius d'un organisme és una
estructura jeràrquica i lògica que permet la identificació i l'agrupació física
o intel·lectual dels documents, i també llur recuperació pel personal de
l'organització"
Els sistemes
més comuns de classificació són: el funcional, l'orgànic i l'orgànicofuncional.
Evolució històrica
Bautier
estableix tres variants de classificació durant l'edat mitjana, una primera
basada en les tipologies documentals, una segona basada en criteris cronològics
i una tercera resultant de l'agrupació de documents en bosses.
Fins al segle
XVIII, els arxius varen tenir un caràcter eminentment jurídic i administratiu,
la classificació es feia basant-se en conceptes orgànics.
Durant els
segles XVIII i XIX com a resultant del Romanticisme, s'incorpora la funció
cultural als arxius, que provoca que aquests s'organitzin per temàtiques o
matèries. Influenciat també per l'enciclopedisme il·lustrat que aplicava els
criteris temàtics d'origen bibliotecari als fons d'arxius.
A mitjans de la
segona meitat del segle XIX, l'arxivística neix com a ciència a partir de
les Instruccions de Natalis de Wailly al 1841 donades en
forma de circular administrativa del Ministeri d'Interior francès establint
el principi de provinença. Amb aquest principi metodològic delimita l'objecte d'estudi i és la base
metodològica de les classificacions orgàniques.
A partir de la
publicació del llibre de T.R.Schellenberg al 1958 es comença a parlar de
classificació funcional. Aquesta es basa en que les accions o funcions d'una
entitats deriven dels fins inherents a l'entitat. A l'administració pública
aquestes funcions deriven de les competències atribuïdes i solen ser
delimitades per llei, decret o circular que n’estableix la dependència. La
visió funcionalista de Schellenberg és l'aportació per a resoldre la
metodologia de la classificació de fons arxivístics administratius.
Schellenberg va
proposar tres elements que s'han de tenir en consideració per a construir uns
sistemes de classificació:
1.
Les accions
2.
Les estructures
orgàniques
3.
Assumptes o
matèries
Des de la
dècada dels anys 80 del segle XX, al mateix temps que es mantenen els criteris
orgànics-funcionals, han sorgit esforços significatius de desenvolupament de
sistemes arxivístics basats en criteris exclusivament funcionals.
M. Roberge, és
un dels primers investigadors que ha desenvolupat un sistema de classificació
íntegrament funcional. Defineix aquest com l'estructura jeràrquica i lògica que
reflecteix les funcions i les activitats d'una organització. Ha concebut una
classificació universal de documents administratius, independentment de les
estructures orgàniques productores. Planteja dos categories principals, la
gestió dels assumptes administratius, comuns a qualsevol organització i la
gestió dels assumptes específics que correspon a les funcions pròpies de cada
organització, entitat o institució. Aquest primer nivell de classificació es
deriva de la classificació funcional proposta per Schellenberg, activitats
substantives i activitats facultatives.
La classificació
orgànica d'unitats administratives no és estable en general, atès que les
estructures organitzatives poden variar i són poc perdurables en el temps. Són
útils però per a fons tancats.
Quadre de classificació
El quadre de
classificació és:
·
el producte de
la tasca arxivística de dividir per categories o classes un fons documental.
·
l'expressió
gràfica de cada una de les funcions de les unitats administratives o de
l'organisme o institució de què es tracti.
·
el primer
instrument tècnic per al tractament arxivístic de la documentació d'un arxiu i
el que millor permet una visió conjunta d'un fons, de les relacions
jeràrquiques entre els grups, així com de la institució productora i de
l'activitat que desenvolupava.
·
L'estructura
jeràrquica i lògica resultant d'un criteri de classificació de la documentació
El quadre de
classificació és l'instrument bàsic i en el qual es fonamenta el sistema de
gestió documental d'una organització. Aquest instrument ha sigut la clau de
volta pels sistemes d'organització de la documentació analògica i és la pedra
angular per organitzar la documentació electrònica. A més a partir d'aquest quadre s'estructuren els altres dos components
del sistema de gestió dels documents:
1.
el sistema de
disposició que es materialitza en el calendari de conservació i eliminació.
2.
el sistema de
descripció i recuperació que inclou diferents instruments de descripció i
recuperació de la informació com són els inventaris, els catàlegs, guies, etc.
Principis per estructurar un quadre de
classificació[
Schellenberg
enumerà els tres elements bàsics (coneixements) per a constituir un quadre de
classificació:
1.
La història de
l'arxiu i del productor o de la institució que ha generat la documentació.
2.
L'estructura
administrativa i les funcions que exerceix com a resultat d'unes competències
que té atribuïdes.
3.
L'estudi de la
documentació produïda per la institució.
Al Manual
d'arxivística i gestió documental s'exposen els aspectes a tenir
en compte per a l'elaboració d'un quadre de classificació:
Ha de ser capaç
d'aplegar tota la documentació independentment de la data de generació i el seu
suport, és a dir, unicitat i uniforme.
Ha d'estar
precedida dels tres elements bàsics de Schellenberg exposats anteriorment.· Recuperació de
la informació referent a l'ordenament jurídic.
Recuperació
dels documents relatius a manuals de procediments administratiu i les normes
d'organització interna.
La selecció
dels nivells jeràrquics necessaris atenent a les necessitats d'organització del
fons.
Tota agrupació
documental ha de tenir una entrada concreta i única.
Quadre de classificació orgànic versus
quadre de classificació funcional
La classificació
orgànica: reprodueix l'estructura orgànica o organigrama d'una institució.
L'acceptació
d'una classificació orgànica presenta alguns problemes derivats dels canvis que
pateixen les estructures administratives en curts i breus espais de temps.
Enfront de la inalterabilitat de les sèries documentals, els organismes varien
de tal forma que si apliquem estrictament el principi de procedència i el
principi a l'ordre original ens trobaríem amb diverses classificacions per a un
sol fons. Tal com diu Ramon Alberch"és evident que un quadre de
classificació orgànic reflecteix amb la màxima precisió l'estructura
administrativa i la història interna de la institució productora, i que en
aquest sentit sintonitza perfectament amb els postulats clàssics de
l'arxivística. Molt útil en el cas d'organismes o institucions amb fons tancats
o quant es tracti d'institucions amb un elevat grau de permanència dels seus
òrgans i funcions, es converteix quasi en aplicable en les modernes
administracions on la mutabilitat i el caràcter marcadament efímer de l'estructura
orgànica és una realitat perfectament constatable."
La classificació
funcional es basa en l'estudi de les competències, les funcions i les
activitats d'una institució. En les institucions públiques les competències
vénen determinades per una legislació jurídica, en forma de lleis, decrets o
reglaments. Que estableixen les funcions i les activitats que deriven del
desenvolupament de les competències assignades.
En els darrers
anys es tendeix cada vegada més a fer i a basar els sistemes de classificació
en les funcions de l'organisme. El criteri funcional, atès que se sustenta en
la naturalesa mateixa dels documents, és el criteri més objectiu.
Les funcions
pròpies de cada organisme poden variar, ampliar-se, desaparèixer o que
n’apareguin de noves. La classificació funcional no suposa per tant que s'hagi
de canviar aquesta si no que les funcions que desapareixen donen lloc a sèries
tancades i les noves es poden incorporar sense cap problema. Els canvis
orgànics no afecten a la composició d'un quadre de classificació funcional atès
que les funcions es relacionen jeràrquicament i són més estables.
Construir una
col·lecció significa dur a terme d’elecció i adquisició, d’agrupació seguint
uns criteris determinats segons les necessitats.
Selecció : Per a una adequada selecció cal
consultar repertoris de les obres , ressenyes , catàlegs
d'editorials , llibreries i especialistes en l'àrea com també considerar els següents criteris : autenticitat de les dades consignades ,
autoritat , abast i actualitat .
Adquisició : É s un procés sistemàtic per mitjà del qual enriqueix les col
· leccions a través de les compres , bescanvis i donacions .
L'organització també comporta a la classificació , on es classifiquen amb determinat sistema de classificació cada obra i s'assigna un número que controla la ubicació en els prestatges
La Catalogació : Es preparen fitxes que descriuen
bibliogràficament cada obra o publicació . Aquesta involucra un
nombre de determinacions entre elles la indagació de l'autor i la matèria de la
qual es tracta l'obra .
L'organització també comporta a la revisió periòdica de les col · leccions
amb el propòsit de determinar quin és el material que requereix ser enquadernat
, reemplaçat o desincorporado per tal de mantenir en òptimes condicions .
Utilitat de la classificació de les col · leccions :
La classificació d'una biblioteca els llibres i altres tipus de documents
es ordenes per temes per facilitar la seva recuperació per als usuaris i per al
seu benefici . També s'utilitza per ordenar les entrades en el catàleg
classificat o en una bibliografia , és un excel · lent mètode per respondre a
les necessitats d'informació utilitzant els catàlegs públics d'accés en línia
coneguts com OPAC .
El sistema de classificació DEWEY: El fons bibliogràfic : Són les col · leccions o catàlegs organitzats , això
serà l'element material i formal de la biblioteca .
No hay comentarios:
Publicar un comentario