Les millores són eines que pretenen facilitar la resolució de incidències i estendre la qualitat i excel·lència, i a implantar projectes de millora en els departaments i organismos que ajudin a innovar en la gestió arxivística per tal d’oferir millores en els serveis.
La millora i simplificació dels serveis és una peça clau per poder augmentar la qualitat dels serveis i
facilitar la gestió d’arxiu.
Les Pautes per a la simplificació i millora dels
processos pretenen definir una base
estàndard per a la simplificació o millora dels
processos i
procediments.
En aquest cas, hem de fugit de l’elaboració d’una guia o un manual teòric o
acadèmic per prioritzar la practicitat, més aplicable a la tasca del personal tècnic que hagi de portar a terme projectes de millora i
simplificació de procediments.
L’objectiu és subministrar un eina de fàcil consulta i que proporcioni unes pautes
bàsiques que, si s’escau, es puguin ampliar i
desenvolupar, d’acord amb l’experiència, la situació i necessitats de cada departament.
EL CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓ
Es freqüent que la documentació s’arxivi un cop ja ha estat utilitzada, però Fès probable que la tornem a necessitar, es per això d’importància de arxivar els
documents correctament.
El fet de tenir un arxiu ben organitzat és molt important, un arxiu està
fet per poder consultar-ho, ès per això que la consulta la poden fer diferents persones, s’ha
de tenir un control de les persones que fan servir l’arxiu, i que la devolució
o retorn dels documents sigui correcte.
Aquest ès un punt, entre d’altres, en el que es podem aplicar millores. L’ utilització i l’ús del arxiu ens facilita l’ informació dels punts
que es podem millorar.
Tenir copies dels documents fa que més persones el puguin consultar i que no corri risc la
seva conservació, en el
cas dels arxius físics, quan s’arxiva
una copia s’ha d’indicar.
En el mercat troben segells per
indicar que el documenté s una còpia.
En el cas dels arxius digitals i físics, no tots són públics, en el cas de
que no sigui públic, la consulta només la podem fer les persones autoritzades,
d’aquesta manera es porta un control sobre la documentació.
Una de les millores de les quals podem gaudir és la facilitat de fer còpies dels documents que ens interessin, i que podem desa de diferents maneres: fotocòpies, usb, …
L’espai és un recurs limitat, per aquest motiu és important
optimitzar els recursos dels que disposem, i no duplicar moltes vegades els
documents.
El procés de transferència d’arxius consisteix en el canvi
de ubicació de la documentació a mesura que disminueix la seva utilització.
La documentació pot tenir diferents estats de vida, segons
sigui aquesta informació amb el pas de temps caldrà transferir la documentació
a un altre arxiu,passarà d’un arxiu actiu a un altre semi actiu o passiu.
És en aquest moment quan tornem a fer una selecció dels
documents.
La transferència dels documents s’ha de fer de manera
periòdica i controlada.
Quan fem còpies dels documents tendim a duplicar la
informació, se solen guardar una o dues còpies, però no és necessari tenir més.
Una manera d'eliminar les còpies de documents importants és per mitjà de les
destructores de paper, d'aquesta manera la confidencialitat queda assegurada.
No hay comentarios:
Publicar un comentario