1.2 Procediment de registre i posterior arxiu:

Un procés d’arxiu consta de un tractament i una gestió de la documentació. Va precedit per una selecció de la documentació que formarà part del conjunt de documents que volem conservar.

És una tasca intel·lectual que consisteix en l'organització d'un fons documental a partir de la identificació de les categories i classes en les quals es pot agrupar sota una mateixa funció o activitat els documents, de forma lògica i jeràrquica.

En el procés d’arxivament podem distingir aquestes fases:

Registre de la documentació

Classificació i ordenació

Codificació

Prearxivament

Arxiu i custòdia

El procés d’arxiu comença en el moment en què la documentació ens arriba, s’ha de fer un registre i una selecció de aquesta documentació

perquè quedi constància de la entrega de la documentació, i on està dipositada. Aquest registre ens proporcionarà informació útil en les fases següents de la gestió d’arxiu, i al fer una consulta ens indicarà quan va arribar, com va arribar i qui va porta aquesta documentació.

Això serveix per tenir un control de tota entrada de documentació a l’arxiu.

L'origen del terme classificació prové del llatí classis facere que vol dir establir classes. A l'àmbit arxivístic el que es classifica són documents independentment del seu format o suport. Classificar i ordenar són dues operacions que formen part de l'organització i tractament documental dels fons d'arxiu. Cal destacar que no són el mateix, si bé, l'ordenació és un procés de caràcter físic que complementa la classificació. Classificar segons el Diccionario de terminologia archivístico és l'operació arxivística que consisteix en l'establiment de les categories i grups que reflecteixen l'estructura jeràrquica del fons. És el primer pas del procés d'organització, dins de la fase de tractament arxivístic denominada identificació. Per a J.R. Cruz Mundet consisteix a agrupar jeràrquicament els documents d'un fons mitjançant agregats o classes, des del més ampli als més específics, d'acord amb els principis de provinença i respecte a l'ordre original. A més la classificació, o acció de classificar en arxivística, designa una de les 4 grans activitats bàsiques dins dels arxius, és a dir, recollir dades - conservar - organitzar - informar.

En la classificació tenim els quadres de classificació, indispensables per tenir la documentació correctament ordenada, seguint un mateix criteri per tota la documentació, d’aquesta manera podem localitzar-la més facilment.

El quadre de classificació és:

·         el producte de la tasca arxivística de dividir per categories o classes un fons documental.

·         l'expressió gràfica de cada una de les funcions de les unitats administratives o de l'organisme o institució de què es tracti.

·         el primer instrument tècnic per al tractament arxivístic de la documentació d'un arxiu i el que millor permet una visió conjunta d'un fons, de les relacions jeràrquiques entre els grups, així com de la institució productora i de l'activitat que desenvolupava.

·         L'estructura jeràrquica i lògica resultant d'un criteri de classificació de la documentació

El quadre de classificació és l'instrument bàsic i en el qual es fonamenta el sistema de gestió documental d'una organització. Aquest instrument ha sigut la clau de volta pels sistemes d'organització de la documentació analògica i és la pedra angular per organitzar la documentació electrònica. A més a partir d'aquest quadre s'estructuren els altres dos components del sistema de gestió dels documents:

1.    el sistema de disposició que es materialitza en el calendari de conservació i eliminació, i

2.   el sistema de descripció i recuperació que inclou diferents instruments de descripció i recuperació de la informació com són els inventaris, els catàlegs, guies, etc.

Principis per estructurar un quadre de classificació

Schellenberg enumerà els tres elements bàsics (coneixements) per a constituir un quadre de classificació:

1.    La història de l'arxiu i del productor o de la institució que ha generat la documentació.

2.   L'estructura administrativa i les funcions que exerceix com a resultat d'unes competències que té atribuïdes.

3.   L'estudi de la documentació produïda per la institució.

Al Manual d'arxivística i gestió documental  s'exposen els aspectes a tenir en compte per a l'elaboració d'un quadre de classificació:

·         Ha de ser capaç d'aplegar tota la documentació independentment de la data de generació i el seu suport, és a dir, unicitat i uniforme.

·         Ha d'estar precedida dels tres elements bàsics de Schellenberg exposats anteriorment.

·         Recuperació de la informació referent a l'ordenament jurídic.

·         Recuperació dels documents relatius a manuals de procediments administratiu i les normes d'organització interna.

·         La selecció dels nivells jeràrquics necessaris atenent a les necessitats d'organització del fons.

·         Tota agrupació documental ha de tenir una entrada concreta i única.

Quadre de classificació orgànic versus quadre de classificació funcional

La classificació orgànica: reprodueix l'estructura orgànica o organigrama d'una institució.

L'acceptació d'una classificació orgànica presenta alguns problemes derivats dels canvis que pateixen les estructures administratives en curts i breus espais de temps. Enfront de la inalterabilitat de les sèries documentals, els organismes varien de tal forma que si apliquem estrictament el principi de procedència i el principi a l'ordre original ens trobaríem amb diverses classificacions per a un sol fons. Tal com diu Ramon Alberch "és evident que un quadre de classificació orgànic reflecteix amb la màxima precisió l'estructura administrativa i la història interna de la institució productora, i que en aquest sentit sintonitza perfectament amb els postulats clàssics de l'arxivística. Molt útil en el cas d'organismes o institucions amb fons tancats o quant es tracti d'institucions amb un elevat grau de permanència dels seus òrgans i funcions, es converteix quasi en aplicable en les modernes administracions on la mutabilitat i el caràcter marcadament efímer de l'estructura orgànica és una realitat perfectament constatable."

La classificació funcional es basa en l'estudi de les competències, les funcions i les activitats d'una institució. En les institucions públiques les competències vénen determinades per una legislació jurídica, en forma de lleis, decrets o reglaments. Que estableixen les funcions i les activitats que deriven del desenvolupament de les competències assignades.

En els darrers anys es tendeix cada vegada més a fer i a basar els sistemes de classificació en les funcions de l'organisme. El criteri funcional, atès que se sustenta en la naturalesa mateixa dels documents, és el criteri més objectiu.

Les funcions pròpies de cada organisme poden variar, ampliar-se, desaparèixer o que n’apareguin de noves. La classificació funcional no suposa per tant que s'hagi de canviar aquesta si no que les funcions que desapareixen donen lloc a sèries tancades i les noves es poden incorporar sense cap problema. Els canvis orgànics no afecten a la composició d'un quadre de classificació funcional atès que les funcions es relacionen jeràrquicament i són més estables.

La codificació de caràcters és el mètode que permet convertir un caràcter d'un llenguatge natural (alfabet o sil·labari) en un símbol d'un altre sistema de representació, com un nombre o una seqüència de polsos elèctrics en un sistema electrònic, aplicant normes o regles de codificació.

Normes de codificació

Defineixen la forma en què es codifica un caràcter donat en un símbol en un altre sistema de representació. Exemples d'això són el codi Morse, la norma ASCII o la UTF-8, entre altres.

ASCII

Per estar íntimament lligat a l'octet (i per tant als nombres enters que van del 0 al 127, el problema que presenta és que no pot codificar més de 128 símbols diferents. 

Unicode

Com a una solució a problemes d'altres métodes, des de 1991 s'ha acordat internacionalment utilitzar la norma Unicode, que és una gran taula, que actualment assigna un codi a cada un dels més de cinquanta mil símbols, els quals comprenen tots els alfabets europeus, ideogrames xinesos, japonesos, coreans, moltes altres formes d'escriptura, i més d'un miler de símbols especials.

la finalitatde tot es poder consultar els diferents arxius