1.5 Tècniques de protecció d'accessos públics i privats, en arxius convencionals i informàtics

La informació és una eina per a qualsevol institució. Al llarg del temps s’ha considerat com una  font de poder.

És per això que les empreses han valorat la informació de la que disposen.  Si una empresa vol protegir la seva informació no pot dona avantatges a la competència.

La informació s’ha de preservar, no totes les empreses ho fan, no tan sol de la competència sinó d’alguns dels seus treballadors, no tots els treballadors de l’empresa necessiten tenir accés a tota la informació.

En aquest sentit tenim un mecanisme de protecció de dades de caràcter personal que també afecta a les dades d’una empresa.

El dret d’accés és l’autorització que s’atorga a una persona o grup de persones perquè puguin accedir a una determinada documentació quan ho necessitin per al desenvolupament de la seva feina.

L’accés de la informació en una empresa sol estar determinat per el departament en el que treballes, cada departament pot tenir només accés a una part de la documentació.

L’aparició del treball informatitzat en xarxa en les empreses ha estat un gran avenç en aquest sentit. Tot i així, anteriorment, també hi havia altres sistemes.

El més comú era utilitzar diferents elements per arxivar, diferent mobiliari o, fins i tot, diferents sales per desar la informació amb un accés més restringit.

No tindria sentit que informació sobre els nostres clients a la qual no es vol que accedeixin els treballadors de l’empresa s’arxivés en una carpeta d’accés general. D’aquesta manera, propiciaríem que la informació restringida fos de fàcil accés quan s’hagués d’afegir documentació a aquesta carpeta. En funció de la rellevància de la informació, es pot desar en un mobiliari diferent, fins i tot, si escau, amb pany o en alguna caixa forta.

TÈCNIQUES DE PROTECCIÓ D'ACCESSOS EN ARXIUS INFORMÀTICS

 L’empresa és un dipòsit d’informació. S’hi emmagatzema molta documentació amb diferents graus de valor i confidencialitat. Tradicionalment ,l’accés a la documentació de l’empresa es feia físicament, amb un control de les persones que podien veure i accedir a la informació. Actualment, en canvi, l’accés a la informació digitalitzada espot fer des de qualsevol terminal intern de l’empresa o, fins i tot, extern, si es fa per Internet. En aquest context, s’han d’establir sistemes d’accés a la informació que seran gestionats i controlats per l’administrador de la xarxa.Així, cada treballador, mitjançant un nom d’usuari i contrasenya que se li hauran proporcionat, podrà accedir a determinades carpetes i arxius als quals altres persones no tindran accés.

D’altra banda, si la nostra xarxa té accés a Internet, s’hauran d’establir 

mecanismes de seguretat com, per exemple, l’ús de programari antiespia, 

paraules de pas “password”, que fan que en tot moment poden saber qui ha accedit a aquesta informació.

Alguns mecanismes de control :

•        Creació de diferents perfils d’usuari a la xarxa local de l’empresa de manera que cada tipus d’usuari només pot accedir a determinades carpetes. Aquest sistema, que és molt comú, acostuma a establir els accessos per capes o nivells.

•        Establiment de contrasenyes d’accés a la intranet de l’empresa, als dispositius d'´emmagatzematge o fins i tot als documents Quan enviem documentació que pot tenir informació sensible, un mètode senzill de protecció és agregar tots els documents en un paquet comprimit  i afegir una contrasenya que després serà necessària per poder descomprimir el paquet.