TEMA 2.- OPTIMITZACIÓ BÀSICA D'UN SISTEMA D'ARXIU ELECTRÒNIC

Els departaments d'administració s'enfronten a una varietat de documents de diferent índole (Nòmines, Extractes Bancaris, Liquidacions d'impostos, Comprovants, Factures, Cartes, etc.) per gestionar i emmagatzemar, de vegades complicat per les limitacions d'espai i les estratègies d'arxivat orientades al paper.

Els arxius electrònics per a Gestió Documental optimitzen el registre, emmagatzematge i recuperació d'aquesta informació basada en documents amb múltiples continguts i diferents orígens, alhora que estableixen mecanismes de control d'accés, distribució i destrucció de documentació obsoleta.

L’'Arxiu electrònic permet:

Optimitzar els recursos
Compartint la informació en l'empresa sense necessitat de mantenir arxius duplicats i evitant la generació de còpies innecessàries.

Incrementar la productivitat
Agilitant l'accés a la informació, la qual cosa permet fer més ràpid el treball diari sense problemes de localització o extraviament de documents.

Augmentar l'eficàcia
En relacionar les transaccions que es produeixen amb els documents que les suporten, es disposa de la informació completa per a la presa de decisions.

Les característiques principals que ofereixen són:

Repositori centralitzat
Amb independència de la seva ubicació física, es presenta l'arxiu electrònic com un únic repositori centralitzat, facilitant les polítiques de seguretat, emmagatzematge i respatller.

Facil d'arxivar i recuperar

Possibilitat d'indexació per dades índex basada en un model d'objectes o característiques de l'arxiu electrònic. La recuperació de documents es pot realitzar directament amb l'opció Buscar de windows o mitjançant el navegador d'Internet, suportant cerques per objectes, paraules clau i contingut.

Alta Integració
Altament integrat amb les funcions bàsiques de windows, tant per a l'arxivat com la seva cerca, escurça el temps d'adaptació de l'usuari i permet recuperar documents des dels sistemes ERP's.

Seguretat
A nivell d'accés, el sistema pot definir-se amb seguretat propietària o seguretat basada en dominis Windows. A nivell de continguts permet la definició d'autoritzacions d'accés a nivell de document.

Auditoria
Registra l'activitat derivada de l'ús d'un document. Registre, modificació, control de versions, caducitat, etc..

FLEXIBAR.NET
Complementi la solució amb l'eina corporativa per a la digitalització massiva de documents, simple i fàcil d'usar, que permet integrar-se amb l'Arxiu Electrònic.