Per cercar informació podríem obrir les taules i buscar-la o utilitzar els formularis i mirar tots els registres fins trobar-la. Si la base de dades és petita i tenim poques dades pot ser no tindrem problemes per trobar el que busquem. Si a la base hi ha moltes dades, aquest sistema serà lent i poc eficaç. Si fem servir les opcions de filtrat l'eficàcia serà més gran però els programes de gestió de dades posen a la nostra disposició una eina realment potent i eficaç per recuperar de manera intel·ligent la informació que conté la base de dades: Les Consultes.
El segon objecte que trobem a la finestra del gestor de l'OpenOffice Base és Consultes i la seva finalitat és accedir de forma eficaç i intel·ligent a les dades.
Crear una Consulta és, senzillament, una forma de fer una pregunta a la base de dades i d'establir els criteris, condicions o filtres necessaris per obtenir la resposta. Quants CDs ting dels anys 70?, Quins CDs tinc de Serrat? Vull un llistat dels CDs de "salsa" que tinc, etc. Però l'ordinador, en realitat, no sap respondre a preguntes. Som nosaltres els que hem d'obtenir les respostes filtrant la informació. Per això, hem d'assenyalar la taula o taules on està la informació i establir els filtres o criteris necessaris per obtenir només aquella que dòna resposta a les nostres preguntes. Si volem saber els títols dels Cds que tenim de Eric Clapton hem de crear la Consulta (pregunta) dient-li on ha de buscar (taula o taules), quins criteris ha de seguir o quins filtres ha posar, etc. La resposta a la nostra pregunta la trobarem en el resultat obtingut a l'executar la consulta i l l'exactitud i fiabilitat d'aquesta resposta dependrà de la nostra habilitat a l'establir els criteris i filtres.
Per això, decidir els criteris, els filtres o les condicions per buscar la informació que desitgem i conèixer les eines que l'openOffice ens ofereix per establir aquests criteris és el més important quan volem fer una consulta i això serà l'objectiu principal d'aquesta unitat.
Les Consultes es guarden amb un nom, per exemple "Cds de Eric Clapton", que veurem ara quan seleccionem l'objecte Consultes i cada vegada que l'obrim (l'executem) ens tornarà la llista actualitzada dels CDs si hem afegit nous títols o suprimit alguns d'ells en la taula "cd".
Una consulta sempre mostra la informació que hi ha en la taula o taules corresponents, en el mateix moment que l'obrim o l'executem, no la que hi havia en el moment que la vam crear.
| |
Parts i elements de la finestra de
disseny d'una consulta.
|
|
Com pots veure a la figura 6.2, la
finestra de disseny d'una consulta té dos zones separades per una barra. Si
situem el cursor sobre aquesta barra de separació i quan es transformi en una
doble fletxa cliquem i arrosseguem, podem ampliar o reduir l'espai dedicat a
cada zona.
La zona superior és l'Àrea de taules. Aquí diem en quines
taules ha de buscar la informació. Aquesta zona mostra les taules
seleccionades per a la consulta i la seva llista de camps. Si volem afegir
més taules farem servir la icona "Afegir taula" de la barra de
eines "Disseny".
La zona inferior és l'Àrea de criteris. És una quadrícula on
trobem els elements necessaris per a definir la consulta. En l'exemple
següent veuràs la seva funció.
|
|
Exemple de disseny d'una consulta
senzilla.
|
|
|
|
Dissenyem la
pregunta o consulta així:
|
|
 |
|
Aquests han estat els diferents passos
del disseny:
·
Quan cliclem en Crea una
consulta en vista disseny s'obre la finestra de disseny de consulta
i una altra finestra més petita amb totes les taules que hi ha en la base de
dades. En aquesta segona finestra hem seleccionat la taula que
conté les dades que ens interessen,Comarques1, i la hem tancat. Ara, a
l'Àrea de taules de la finestra de disseny de consultes queda una petita
finestra amb el nom de la taula seleccionada i tots els camps que conté.
·
En aquesta finestra de la taula
seleccionada, comarques1, hem fet doble clic sobre els
camps que necessitem per trobar la resposta al que volem saber i en
la fila Camp apareixen els noms dels camps que cliquem, NOM_COMARCA,
CODI_PROVÍNCIA, HABITANTS, etc. al mateix temps que en la fila Taula apareix
el nom de la taula que estem fent servir, Comarques1.
·
Les files Criteri (totes
les últimes) són las files clau per obtenir el que busquem. En la primera hem
establert els filtres que considerem suficients: que el
CODI_PROVÍNCIA sigui "BCN", que els HABITANTS siguin menys (<)
de 150000 i en el camp INDUSTRIA hem escrit el criteri "Tèxtil".
·
A la fila Visible,
els petits quadres marcats o desmarcats estableixen si el camp serà visible o
estarà amagat en el resultat final de la consulta. Hem desmarcat amb
un clic el camp CODI_PROVÍNCIA i el camp INDUSTRIA ja que són camps que
necessitem per filtrar la informació però en el resultat final nomès volem
que ens mostri el nom de la comarca, els habitants i la capital.
·
Finalment hem clicat en la
icona Executa la consulta (marcada en vermell en la
imatge) i ens ha presentat aquesta vista prèvia:
|
|
 |
|
|
Els criteris i condicions. Operadors relacionals.
| |||||||||||||||
Els operadors relacionals són uns símbols que ens permeten ampliar les possibilitats de filtrat de les dades:
| |||||||||||||||
Aquests operadors s'escriuen a la casella del criteri, davant del valor, tal com hem fet en la consulta d'exemple al posar la condició que la població sigui menor de 150000 habitants (Imatge 6.4,imatge 6.5)
| |||||||||||||||
Els criteris i condicions. Operadors I - O
| |||||||||||||||
Tal com has vist en la consulta d'exemple que hem dissenyat, podem establir criteris de filtrat sobre més d'un camp. Sobre la mateixa fila Criteri hem establert que la comarca sigui de BarcelonaI que tingui menys de 150000 habitants I que tingui indústria tèxtil. La consulta ha de complir els tres criteris.
Quan els criteris estan a la mateixa fila estan afectats per l'operador I i això vol dir que han de complir-se tots els criteris.
Fixa't ara en la següent imatge que recull alguns canvis en la consulta d'exemple.
 | |||||||||||||||
Has vist també que les files situades sota la casella de Criteri no tenen altre nom més que el caràcter-operador O. Ara, en el camp CODI_PROVÍNCIA hem afegit GIR en la fila de baix de BCN. Els dos criteris d'aquest camp estan ara afectats per l'operador O. És a dir, la condició serà que la comarca sigui de Barcelona O de Girona i per tant ens mostra lo següent: les comarques de Barcelona que a més compleixen les dos condicions establertes (menys de 150000 habitants i indústria tèxtil) més totes las de Girona (sense condicions).
En la Imatge pots veure que en el camp CODI_PROVÍNCIA hem activat l'ordenació ascendent i hem marcat la cella Visible en aquest camp i en el camp INDUSTRIA a la fi que ens presenti les comarques agrupades per província i que puguis veure que les comarques de Girona no estan afectades per la condició "Tèxtil". Tampoc estan afectades per la condició de menys de 150000 habitants i si en el resultat de la consulta que ens presenta la imatge veus que les comarques de Girona també apareixen amb menys de 150000 habitants és per que no hi ha cap que tingui més.
| |||||||||||||||
Consultes d'agrupació i totals
| |||||||||||||||
Si en l'àrea de criteris fem servir la línia Funció podem dissenyar consultes que realitzin alguns càlculs amb les dades, com mitjanes, sumes, màxims, mínims, etc.
Aquesta eina ens proporciona uns recursos molt importants per fer consultes. Pensa que si una empresa té una taula de clients, amb les consultes d'agrupació i totals pot fer càlculs com, la mitjana de facturació anyal, mensual, per clients, etc.
Si la línia Funció no apareix a l'àrea de criteris, clica a la icona Funcions de la barra d'eines
Les possibilitats de les Funcions es fan molt més extenses si a més les combinem amb la selecció de criteris i condicions que hem vist a l'apartat anterior.
A l'apartat de Pràctiques pots, ara, aprofundir en totes aquestes possibilitats i conèixer altres formes de filtratge com l'operadorCom i les consultes amb Paràmetres.
| |||||||||||||||
TUTORIAL: FILTRES I CONSULTES.
No hay comentarios:
Publicar un comentario